Việc xác định, hiểu biết và quản lý một hệ thống các quá trình có liên quan lẫn nhau đối với mục tiêu đề ra sẽ đem lại hiệu quả của doanh nghiệp.

Tổ chức không thể giải quyết bài toán chất lượng theo từng yếu tố tác động đến chất lượng một cách riêng lẻ mà phải xem xét toàn bộ các yếu tố tác động đến chất lượng một cách hệ thống và đồng bộ, phối hợp hài hoà các yếu tố này. Phương pháp hệ thống của quản lý là cách huy động, phối hợp toàn bộ nguồn lực để phục vụ mục tiêu chung của tổ chức. Việc xác định, hiểu biết và quản lý một hệ thống các quá trình có liên quan lẫn nhau đối với mục tiêu đề ra sẽ đem lại hiệu quả cho tổ chức.

Phương pháp hệ thống là cách thức quản trị mọi bộ phận của tổ chức sao cho toàn bộ tổ chức cùng hướng về một mục tiêu chung.

Nội dung của phương pháp tiếp cận hệ thống:

Để giải quyết vấn đề chất lượng không thể tiến hành các nỗ lực riêng rẽ mà cần phải giải quyết tất cả các nhân tố tác động đến chất lượng, các quá trình chất lượng trong một hệ thống hoàn chỉnh từ lúc nhận thức các yêu cầu của khách hàng đến lúc thỏa mãn các yêu cầu đó. Phương pháp tiếp cận hệ thống trong quản trị chất lượng khuyến khích các tổ chức phân tích các yêu cầu của khách hàng, xác định các quá trình giúp cho sản phẩm được khách hàng chấp nhận và giữ các quá trình này trong tầm kiểm soát. Như vậy để quán triệt quan điểm về phương pháp tiếp cận hệ thống, các doanh nghiệp và các tổ chức cần phải xây dựng và áp dụng một hệ thống quản trị chất lượng gồm một số bước quan trọng như sau :

- Xác định nhu cầu và mong muốn của khách hàng và các bên quan tâm khác

- Xây dựng chính sách, mục tiêu chất lượng

- Xác định các quá trình và trách nhiệm cần thiết để đạt được các mục tiêu chất lượng

- Xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu chất lượng

- Áp dụng các phương pháp đo này để xác định hiệu lực và hiệu quả của mỗi quá trình

- Xác định biện pháp ngăn ngừa sự không phù hợp và loại bỏ các nguyên nhân gây ra chúng

- Thiết lập và áp dụng một quá trình để cải tiến liên tục hệ thống quản trị chất lượng

Như vậy, phương pháp tiếp cận hệ thống trong quản trị chất lượng có những đặc trưng khá riêng biệt : đó là hướng vào quá trình, hướng vào phòng ngừa, có cơ chế hành động khắc phục và phòng ngừa, có tiêu chuẩn và quy tắc làm chuẩn mực đánh giá,linh họa đáp ứng các biến động của môi trường.

Bằng cách tiếp cận như vậy, các doanh nghiệp và tổ chức tạo ra sự tin tưởng vào khả năng của các quá trình và chất lượng của sản phẩm, cung cấp cơ sở cho việc cải tiến liên tục. Điều này dẫn đến việc gia tăng sự thỏa mãn của khách hàng và các bên quan tâm khác cũng như ngay cả các thành viên của tổ chức.

Hồng Nhung