Đăc điểm và mục đích của giao tiếp qua điện thoại

Đặc điểm

Điện thoại là một phương tiện kỹ thuật dùng thường xuyên để liên lạc hữu ích giữa hai cơ quan, đơn vị hoặc giữa hai cá nhân.

Điện thoại đang được xem là công cụ giao tiếp hàng đầu về mức độ tiện lợi (thông dụng, nhanh chóng,dễ sử dụng, được phản hồi ngay)

Phong cách giao tiếp qua điện thoại phản ánh nhân cách của người giao tiếp

Mục đích

Trong cơ quan, doanh nghiệp điện thoại được dùng để thông tin, liên lạc trong các trường hợp sau:

- Thông báo gấp những tin tức quan trọng

- Xin ý kiến cấp trên

- Trả lời yêu cầu của khách hàng của đối tác

- Đăng ký hẹn ngày, giờ tiếp xúc, làm việc

- Mời họp đột xuất

Mỗi lần giao tiếp điện thoại là một lần tạo cơ hội quan hệ làm việc tốt hơn cho doanh nghiệp

Giọng nói qua điện thoại phải như thế nào?

- Nói cho rõ ràng

- Nói giọng bình thường

- Nói với tốc độ vừa phải

- Chọn đúng chữ

- Nói thấp giọng xuống

- Nhấn mạnh một vài chữ

- Giọng nói cần có âm điệu

- Lịch sự, mỉm cười trong lúc nói chuyện

1. Nói cho rõ ràng

Điều này rất quan trọng vì người nghe không trông thấy bạn và cũng không thấy lối diễn tả của bạn. Bạn phải nói thế nào để cho người nghe chỉ qua giọng nói của bạn mà có thể hiểu được ý bạn.

2. Nói giọng bình thường

Giọng nói bình thường, không to quá cũng không nhỏ quá là giọng nói tốt nhất truyền qua dây điện thoại

3. Nói với tốc độ vừa phải

Bạn nói với tốc độ vừa phải sẽ làm cho người nghe dễ hiểu. Tuy nhiên, tốc độ này còn tùy thuộc vào ý nghĩa mà bạn muốn trao đổi nữa. Bạn nên nói với một tốc độ chậm hơn bình thường một chút trong trường hợp người nghe cần phải ghi chú những điều bạn nói, nhất là về những con số, về tên, tiếng ngoại ngữ, hoặc những chữ đặc biệt, nên lặp lại những con số.

4. Chọn đúng chữ

Ý kiến diễn tả một cách giản dị với những danh từ tượng hình dể người nghe dễ hiểu. Những danh từ quá chuyên môn, những chữ lạ, hoặc những câu quá dài chỉ làm cho người nghe thêm khó hiểu và bạn lại phải cắt nghĩa lại và có khi còn đưa đến sự hiểu lầm nữa.

5. Nói thấp giọng xuống

Khi bạn hơi thấp giọng xuống, giọng nói của bạn khiến người nghe đầu dây bên kia nghe dễ chịu, đó cũng là cách tỏ ra lịch sự.

6. Nhấn mạnh một vài chữ

Nhấn mạnh một vài chữ sẽ làm thay đổi hẳn ý nghĩa mà bạn định nói, vì vậy phải suy nghĩ xem nên nhấn chữ nào thì sẽ giúp ích rất nhiều

7. Giọng nói cần âm điệu

Khi bạn hơi lên cao giọng hay xuống giọng còn phản ánh cá tính bạn, gây thích thú cho người nghe.

8. Lịch sự

Mỉm cười trong lúc nói chuyện

                                                                                                                                                                                                                                                            ThS. Nguyễn Thị Thảo