Thứ nhất, vai trò của văn bản đối với nhà nước:

          Các tổ chức nhà nước hoặc tổ chức xã hội phải có nhiệm vụ, chức năng rõ ràng được xã hội thừa nhận. Các nhiệm vụ này được thể hiện qua những công việc hàng ngày của cơ quan được gọi là công vụ, và được chứa đựng trong các hồ sơ, tài liệu được gọi bằng một danh từ tổng quát là “công văn”.

          - Xét trên bình diện quốc tế, văn bản giữ vai trò tiêu biểu cho sự hiện diện của chính quyền, do đó cũng tiêu biểu cho sự hiện diện của quốc gia. Chính quyền quốc gia được thể hiện qua hoạt động và sự hiện diện của bộ máy nhà nước, được cụ thể hóa và được đại diện bằng các cơ quan nhà nước. Vì vậy, nếu như linh hồn của các cơ quan nhà nước là văn bản, thì linh hồn của chính quyền nhà nước cũng được thể hiện thông qua văn bản.

          - Văn bản giữ vai trò chứng tỏ tính liên tục của quốc gia. Văn bản một khi đã được ban hành sẽ có hiệu lực liên tục cho dù chính quyền thay đổi ( như bị lật đổ). Tất cả các văn kiện của chính quyền cũ vẫn có hiệu lực đối với chính quyền mới trừ những trường hợp thật đặc biệt chính quyền mới phải chứng minh được chính quyền cũ là phi nghĩa. Sự liên tục này thể hiện qua việc tất cả những khế ước do chính quyền cũ ký kết với tư nhân, hãng buôn, xí nghiệp, công ty, với các nhà kinh doanh…vẫn tiếp tục được thi hành đối với chính quyền mới.

          - Xét trên phương diện pháp lý, văn bản là yếu tố hợp thức hóa hành vi của chính quyền. Không có văn bản, mọi hành vi của chính quyền sẽ không có giá trị về mặt pháp lý. Văn bản là bằng chứng chứng minh sự hiện diện hành vi của cơ quan nhà nước.

          Ví dụ: các thảo luận trong cuộc họp được thi hành một cách hợp pháp thông qua các quyết định, nghị quyết. Nhân viên được đề bạt, hưởng lương mới…khi có quyết định đề bạt hoặc quyết định hưởng lương mới. Thủ trưởng cơ quan ban hành mệnh lệnh dưới hình thức khẩu lệnh phải được hợp thức hóa bằng văn bản.

          - Thứ hai, vai trò của văn bản đối với các tổ chức xã hội khác ngoài nhà nước:

          Văn bản cũng có vai trò tương tự, là bằng chứng khai sinh ra tổ chức xã hội, quy định phạm vi, cách thức tổ chức, nhiệm vụ của tổ chức, và hợp thức hóa mọi hoạt động của tổ chức xã hội.

          - Thứ ba, vai trò của văn bản đối với cá nhân:

          Văn bản vừa quy định trách nhiệm, quyền hạn cho cá nhân đồng thời cũng là bằng chứng cho hành vi của cá nhân.

          Tóm lại, trong đời sống hiện đại, con người ngày càng có liên quan mật thiết với nhau trong sinh hoạt cũng như kinh doanh. Văn bản là bằng chứng chứng minh sự liên kết đó, đồng thời cũng là phương tiện hợp thức hóa mọi hành vi ký kết giữa cá nhân với cá nhân, giữa cá nhân với công ty, giữa công ty với công ty, giữa công ty với các cơ quan nhà nước trong và ngoài nước.

Hồng Nhung