Kế hoạch dự phòng kinh doanh:Không ai có thể ước tính thời gian dài và chính xác cách hoạt động trên một tổ chức kiểm soát có thể ảnh hưởng đến cách nó luôn có thể hoạt động. Tuy nhiên các tổ chức có thể sẵn sàng cho các hoạt động trên sự kiểm soát cụ thể của họ.

            Bằng cách sử dụng thực hành 'cái gì-nếu', các doanh nghiệp tạo ra kế hoạch dự phòng, đôi khi được gọi là kế hoạch kinh doanh liên tục, để khám phá và đánh giá các tình huống bất trắc có thể ảnh hưởng đến các hoạt động cụ thể của tổ chức: như hỏa hoạ. Đây là tất cả về những điều có thể xảy ra và xảy ra bất kỳ lúc nào ngoài phạm vi các quy trình tiêu chuẩn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng hoạt động của công ty.

            Lập kế hoạch dự phòng là tất cả về việc sẵn sàng và nó là một phần cơ bản của quá trình lập kế hoạch bình thường trong hoạt động của doanh nghiệp. Kế hoạch là một mô hình để đối phó với các sự kiện bình thường. Mặc dù đôi khi ít quan trọng nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều cần kế hoạch dự phòng.

            Mục tiêu của một kế hoạch dự phòng sẽ là cho phép một doanh nghiệp quay trở lại quy trình hàng ngày tại cơ hội sớm nhất ngay sau một sự kiện bất ngờ lớn. Kế hoạch bảo vệ tài sản, làm giảm sự phức tạp của khách hàng và cũng xác định nhân viên quan trọng, ủy nhiệm các nghĩa vụ được chỉ định cho việc khôi phục. Ví dụ, nhân sự có thể tạo ra các chương trình sơ tán của nhân viên, giúp hỗ trợ các chương trình phúc lợi y tế cho nhân viên, như chăm sóc y tế và trả tiền và sử dụng nhân viên ngắn hạn nếu cần. Hay như, đơn vị kinh doanh thường xuyên có một sự phục hồi khẩn cấp để bảo vệ, tái lập và sử dụng dữ liệu tổ chức, kết hợp thiết bị, ứng dụng và tài liệu, lũ lụt cũng như các điều kiện và cách thức khác để trả lời mọi hoàn cảnh.  

            Quản lý nhân viên luôn bao gồm lập kế hoạch dự phòng, kết hợp tài chính cho công việc để xây dựng, đảm bảo bạn giữ kế hoạch. Nhiều doanh nghiệp chỉ định một giám sát viên dự phòng có thể có nhiệm vụ chung để xây dựng và duy trì kế hoạch tổng thể. Trong một công ty rất nhỏ, người quản lý hoặc người giám sát này có thể là chủ sở hữu hoặc người quản lý chung.

            Những rắc rối của các bên liên quan và nhu cầu điều chỉnh cũng được xây dựng tương tự như trong quy trình thiết kế. Như một minh họa, nếu bão di chuyển trong khu vực, giám sát tài khoản khách hàng chắc chắn sẽ có phần mềm và danh sách kiểm tra để bao gồm trong việc liên lạc với mọi khách hàng.

            Tạo một kế hoạch dự phòng bắt đầu thông qua việc xác định các vị trí có mục đích cần thiết cho hoạt động của công ty. Quyết định cách mọi tình huống, như điều kiện tự nhiên, sẽ ảnh hưởng đến những lĩnh vực quan trọng đó, những hành động nào sẽ được thực hiện và các nguồn lực cần thiết cho mọi hoạt động cần thiết.

(Nguồn: https://mrdashboard.com/index.php/business-contingency-management-plan-examples/)

ThS. Đặng Thanh Dũng – Khoa QTKD