Hệ thống quản lý chất lượng chỉ được duy trì và thường xuyên cải tiến một cách hiệu quả khi người đứng đầu của doanh nghiệp am hiểu, quan tâm và sử dụng hệ thống hiệu quả để kiểm soát và nâng cao chất lượng

Để hoạt động năng suất chất lượng của các tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao thì hoạt động cải tiến này là vô cùng cần thiết. Mục đích của việc cải tiến liên tục một hệ thống quản lý chất lượng là để tăng cường khả năng nâng cao sự thõa mãn của khách hàng và các bên quan tâm khác. Các hoạt động cải tiến cụ thể như sau:

- Tổ chức phải xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì hệ thống quản trị chất lượng và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này.

- Tổ chức phải xác định các quá trình cần thiết trong hệ thống quản trị chất lượng và áp dụng chúng trong toàn bộ tổ chức; xác định trình tự và mối tương tác của các quá trình;; xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo vận hành và kiểm soát các quá trình này có hiệu lực; đảm bảo sẵn có các nguồn lực và thông tin cần thiết để đảm bảo vận hành và kiểm soát các quá trình này có hiệu lực;  theo dõi , đo lường khi thích hợp và phân tích các quá trình này; thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải tiến liên tục các quá trình này.

- Các tài liệu của hệ thống quản trị chất lượng gồm : Các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng; sổ tay chất lượng; các thủ tục dạng văn bản và hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn này; các tài liệu bao gồm cả hồ sơ, được tổ chức xác định là cần thiết để đảm bảo hoạch định, vận hành và kiểm soát có hiệu lực các quá trình của tổ chức.

- Tổ chức phải lập và duy trì sổ tay chất lượng; các tài liệu theo yêu cầu của hệ thống quản trị chất lượng phải được kiểm soát, để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và việc vận hành có hiệu lực của hệ thống quản trị chất lượng.

Hiện nay các doanh nghiệp ở Việt Nam đã ứng dụng rất nhiều các công cụ cải tiến năng suất chất lượng như: 5S, Kaizen, nhóm chất lượng/cải tiến QCC/IQC, các công cụ thống kê để kiểm soát chất lượng, hệ thống khuyến nghị cải tiến (KSS), kỹ thuật chẩn đoán DN; sản xuất tinh gọn (Lean); giảm thiểu khuyết tật (Six Sigma); thẻ điểm cân bằng (BSC); chỉ số đánh giá hoạt động chính (KPIs); duy trì hiệu suất thiết bị tổng thể (TPM); đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, quản lý hệ khách hàng CRM; quản lý tri thức (KM)… DN cũng có những lợi ích rõ ràng về mặt tài chính khi áp dụng hệ thống quản lý tích hợp từ việc đơn giản hóa, ít sự quan liêu và giảm trùng lặp giữa các hệ thống quản lý riêng biệt, tránh lãng phí và giảm nguồn lực xây dựng, duy trì và vận hành hệ thống.

Hồng Nhung