• Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng
• Để vật dụng theo thứ tự từng chuỗi thao tác

Ví dụ: Sắp xếp dụng cụ theo hướng vòng cung của thao tác từ trái sang phải hoặc trái sang phải, tư thế ngồi phải thẳng đứng để tránh cong lưng.

• Sắp xếp dụng cụ trước khi làm việc. Để dụng cụ theo vị trí cố định, thứ tự và ngăn nắp để dễ sử dụng và tìm kiếm.
• Để dụng cụ hồ sơ trong phạm vi dễ lấy cũng như bố trí những người cộng sự (co- workers) ở vị trí gần dễ liên lạc để giảm bớt việc đi lại hoặc lấy đồ đạc, làm mất thời gian.
• Nên phối hợp các dụng cụ sao cho tiện dụng. Thí dụ như bút chì có gắn thêm gôm…
• Sắp xếp bàn làm việc sao cho phù hợp với từng cá nhân, chú ý đến người sử dụng tay trái
• Sử dụng máy móc, dụng cụ bất cứ khi nào áp dụng như máy Fax, máy phân loại, điện thoại,…
• Hãy để vật dụng thường hay sử dụng phía đầu bàn để dễ sử dụng. Không nên để vật dụng (hồ sơ…) theo vị trí đó để lưu.
• Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển của các bộ phận văn phòng
• Tổ chức nơi làm việc, sắp xếp dụng cụ sao cho hợp lý để có một tiện nghi tối đa cho nhân viên và cho khách, xếp đặt sao cho việc di chuyển tài liệu càng ngắn càng dễ kiểm soát, đó là mục tiêu của công việc này. Muốn nghiên cứu sự xắp xếp trong công việc, người ta thường thao tác theo các giai đoạn sau:
• Trước hết cần phác họa lược đồ của khoảng trống. Sau đó vẽ bản đồ của phòng ốc theo tỷ lệ chiều cao, chiều ngang, chiều dài của mỗi phòng và nhận định của mỗi phòng bằng cách đo chu vi hành lang của các bức tường, cầu thang…Đó là những điểm chính phải chú ý khi vẽ bản đồ.
• Đo các khoảng cách để xắp xếp đặt các bàn ghế sao cho thuận tiện. Với bản đồ, bạn có thể thay đổi vị trí của các dụng cụ một cách dễ dàng trước khi bắt tay thực hiện khuân vác bàn ghế. Bản đồ cũng có một công dụng nữa là cho bạn một hình ảnh diễn tiến công việc.

Khoa học minh chứng rằng việc sắp xếp phòng ốc, bàn ghế một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thư giản bớt căng thẳng và nhất là năng suất lao động cao. Việc sắp xếp phòng ốc cho từng bộ phận chuyên môn không khoa học sẽ gây ra hậu quả mất rất nhiều công sức và thời gian di chuyển luồng công việc (flow of work) sẽ rất phí phạm. Ngoài ra việc bố trí các phòng làm việc riêng (private offices) cho nhân viên sẽ gây ra lãng phí.

Trương Hoàng Hoa Duyên