<p> <strong>1. Tự mỗi nh&acirc;n vi&ecirc;n sắp xếp, bố tr&iacute; c&ocirc;ng việc của m&igrave;nh sao cho l&agrave;m việc nhiều nhất, c&oacute; hiệu quả cao nhất trong ng&agrave;y</strong></p> <p> Mỗi người phải tự &yacute; thức được tr&aacute;ch nhiệm của m&igrave;nh, tự ph&acirc;n t&iacute;ch t&igrave;nh h&igrave;nh sử dụng thời gian của m&igrave;nh sao cho hiệu quả. Việc sắp xếp bố tr&iacute; c&ocirc;ng việc phải đ&aacute;p ứng c&aacute;c y&ecirc;u cầu sau đ&acirc;y:</p> <p> - N&acirc;ng cao khả năng ho&agrave;n th&agrave;nh nhiệm vụ</p> <p> - N&acirc;ng cao năng suất lao động v&agrave; hiệu quả c&ocirc;ng việc</p> <p> - Giảm đến mức thấp nhất t&igrave;nh trạng căng thẳng, tr&aacute;nh mệt mỏi</p> <p> - Tạo ra thời gian rảnh cho c&aacute; nh&acirc;n v&agrave; sử dụng hiệu quả thời gian đ&oacute;</p> <p> - Tr&aacute;nh những việc g&acirc;y l&atilde;ng ph&iacute; thời gian. Một số nguy&ecirc;n nh&acirc;n g&acirc;y l&atilde;ng ph&iacute; thời gian trong qu&aacute; tr&igrave;nh l&agrave;m việc:</p> <p> + Thiếu kỹ năng gọi điện thoại: n&oacute;i d&agrave;i, thiếu sự chuẩn bị</p> <p> + Thiếu kỹ năng hội họp: k&eacute;o d&agrave;i, kh&ocirc;ng c&oacute; kế hoạch, kỹ năng điều h&agrave;nh k&eacute;m</p> <p> + Thiếu kỹ năng ủy nhiệm: kh&ocirc;ng chặt chẽ, kh&ocirc;ng chu đ&aacute;o dẫn đến thiếu tr&aacute;ch nhiệm khi c&oacute; sự vụ</p> <p> + C&ocirc;ng việc bị ngắt qu&atilde;ng: c&aacute;c cuộc thăm viếng x&atilde; giao, tiếp kh&aacute;ch, c&aacute;c c&acirc;u hỏi của nh&acirc;n vi&ecirc;n (t&iacute;nh theo hiệu quả th&igrave; 1 giờ của thời gian l&agrave;m việc kh&ocirc;ng bị gi&aacute;n đoạn gi&aacute; trị bằng 3 giờ của thời gian l&agrave;m việc bị gi&aacute;n đoạn)</p> <p> + Tr&igrave; ho&atilde;n một c&ocirc;ng việc đến khi cần</p> <p> + V&ugrave;i đầu v&agrave;o giấy tờ</p> <p> + Kh&ocirc;ng biết c&aacute;ch từ chối một việc kh&ocirc;ng mấy can hệ</p> <p> + Lựa chọn biện ph&aacute;p truyền th&ocirc;ng kh&ocirc;ng ph&ugrave; hợp</p> <p> + Cầu to&agrave;n lấy l&agrave;m được, bất chấp thời gian</p> <p> + Tổ chức c&ocirc;ng việc văn ph&ograve;ng k&eacute;m: b&agrave;n giấy ngổn ngang, bừa bộn, đọc t&agrave;i liệu qu&aacute; chậm, kh&ocirc;ng biết phương ph&aacute;p đọc nhanh&hellip;</p> <p> <strong>2. L&ecirc;n lịch l&agrave;m việc</strong></p> <p> - Lịch l&agrave;m việc của l&atilde;nh đạo: gồm lịch l&agrave;m việc của gi&aacute;m đốc, ph&oacute; gi&aacute;m đốc do thư k&yacute; chủ tr&igrave; tr&ecirc;n cơ sở tham khảo &yacute; kiến của l&atilde;nh đạo</p> <p> - Lịch l&agrave;m việc của văn ph&ograve;ng: do ch&aacute;nh văn ph&ograve;ng căn cứ v&agrave;o kế hoạch của văn ph&ograve;ng v&agrave; &yacute; kiến của l&atilde;nh đạo</p> <p> - Lịch l&agrave;m việc của c&aacute; nh&acirc;n: c&aacute; nh&acirc;n căn cứ v&agrave;o lịch của văn ph&ograve;ng v&agrave; &yacute; kiến của l&atilde;nh đạo</p> <p> <strong>3. Ch&aacute;nh văn ph&ograve;ng, ph&oacute; ch&aacute;nh văn ph&ograve;ng phải điều h&agrave;nh ng&agrave;y l&agrave;m việc từ bắt đầu đến kết th&uacute;c ng&agrave;y l&agrave;m việc sao cho tr&ocirc;i chảy v&agrave; hiệu quả</strong></p> <p> - Khởi đầu ng&agrave;y l&agrave;m việc, về nguy&ecirc;n tắc quản trị vi&ecirc;n văn ph&ograve;ng phải đến đ&uacute;ng giờ song thực tế th&igrave; ch&aacute;nh văn ph&ograve;ng v&agrave; thư k&yacute; gi&aacute;m đốc phải đến sớm hơn v&agrave;i ph&uacute;t để mở ph&ograve;ng l&agrave;m việc gi&aacute;m đốc, kiểm tra lại trang thiết bị, đưa c&aacute;c trang thiết bị sẵn s&agrave;ng để l&atilde;nh đạo l&agrave;m việc ngay.</p> <p> - Nh&acirc;n vi&ecirc;n thư k&yacute;, văn thư phải kiểm tra lại c&aacute;c giấy tờ, c&ocirc;ng văm c&ograve;n tồn đọng của ng&agrave;y h&ocirc;m trước (về nguy&ecirc;n tắc c&ocirc;ng văn ng&agrave;y n&agrave;o phải xử l&yacute; ngay ng&agrave;y đ&oacute;, xong cũng c&oacute; thể trục trặc do mất điện, bưu điện chậm trễ..)</p> <p> - Thống nhất c&aacute;c loại lịch (c&aacute; nh&acirc;n, văn ph&ograve;ng, l&atilde;nh đạo) tr&aacute;nh chồng ch&eacute;o nhau</p> <p> - Tổ chức soạn thảo c&aacute;c văn bản quản l&yacute; (kh&ocirc;ng phải mọi văn bản đều do văn ph&ograve;ng l&agrave;m)</p> <p> - Sắp xếp quản l&yacute; hồ sơ t&agrave; liệu (thuộc c&ocirc;ng t&aacute;c lưu trữ)</p> <p> - Xử l&yacute; c&aacute;c t&igrave;nh huống đột xuất (v&iacute; dụ: c&ocirc;ng nh&acirc;n biểu t&igrave;nh, đ&igrave;nh c&ocirc;ng&hellip;)</p> <p> - Kết th&uacute;c ng&agrave;y l&agrave;m việc: dự kiến c&ocirc;ng việc ng&agrave;y h&ocirc;m sau, kiểm tra, r&agrave; so&aacute;t lại c&ocirc;ng văn giấy tờ đ&atilde; xử l&yacute;, thư k&yacute; văn ph&ograve;ng v&agrave; ch&aacute;nh văn ph&ograve;ng về sau để kiểm tra lại c&aacute;c dụng cụ, trang thiết bị văn ph&ograve;ng.</p> <p> &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;&nbsp;<strong>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; ThS. Nguyễn Thị Thảo</strong></p>