- Sử dụng các công cụ hoạch định thời gian biểu

            - Tiết kiệm thời gian trong thư tín

1. Các công cụ hoạch định thời gian biếu

            (1)  Lịch thời gian biểu công tác hằng ngày

            Theo luật 20-80: chúng ta thường sử dụng 80% thời gian cho các công việc tương đối không quan trọng hoặc không cần thiết, chỉ có 20% cho các công việc thực sự là quan trọng hoặc có năng suất cao

THỜI GIAN

80% thời gian dành cho các hoạt động kém hiệu quả

20% các công việc có hiệu quả

Điển hình

 

HOẠT ĐỘNG

20% các công việc kém hiệu quả

80% thời gian dành cho công việc có hiệu quả những cái quan trọng có mục tiêu dài hạn

Nên làm

Hình: Thời gian thường được sử dụng và nên được sử dụng như thế nào

            Ray Panko đã rút ra các bài học giá trị khi nghiên cứu xem các cấp quản trị sửu dụng thời gian như thế nào theo các hoạt động hàng ngày như sau:

            - 50% thời gian được sử dụng trong các cuộc họp đối mặt

            - 6% thời gian được sử dụng để gọi điện

            - 20% thời gian được sử dụng để đọc và viết

            - 24% thời gian còn lại được sử dụng để phân tích, lên lịch thời biểu, và làm công việc hành chính văn phòng và các việc khác

            Để thực hiện công việc hằng ngày một cách hiệu quả, cần thiết kế lịch thời gian biểu công tác. Cần chú ý hai yếu tố sau đây:

            - Lịch thời gian biểu một khi đã được thiết kế cần được tuân theo một cách chặt chẽ

            - Lịch thời gian biểu công tác nên là các hoạt động thường nhật

            (2) Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn

            Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn là công cụ giúp cho nhân viên văn phòng ghi nhớ các công việc phải làm. Có 4 lời khuyên:

            - Phải cập nhật kế hoạch của mình

            - Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu và đánh số nó không phải theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên, mà theo lúc nào thực hiện nó tốt nhất

            - Đừng lúc nào để bị lôi cuốn theo ý muốn giải quyết những việc nhỏ trước

            - Loại khỏi kế hoạch tất cả mọi việc có thể phân công cho người khác

2. Tiết kiệm thời gian trong thư tín

Theo thống kê, các cán bộ cao cấp mỗi ngày đã bỏ ra từ 2-3 giờ để đọc và trả lời thư từ. Để tiết kiệm thời gian trong thư tín nên tập trung mang toàn bộ thư về nhà đọc hoặc tranh thủ lúc đi máy bay, ngồi trên xe lửa, trên ô tô đọc thư, trả lời thư tín ngắn gọn, rõ ràng và nhanh chóng

                                                                                                            ThS. Nguyễn Thị Thảo