NHỮNG VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG ISO 9000 ĐỐI VỚI CÁC DOANH NGHIỆP NƯỚC TA HIỆN NAY

Chứng nhận ISO 9000 mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức và doanh nghiệp như: – Tạo đà cho việc sản xuất ra những loại hàng hóa (bao gồm sản phẩm và dịch vụ) tốt nhất. – Năng suất lao động tăng. Hiệu quả công việc được cải thiện. Giá thành giảm do tiết kiệm được các khoản chi phát sinh không đáng có. – Tăng chất lượng sản phẩm, dịch vụ (Xem thêm: <a href="http://vincert.vn/chung-nhan-hop-quy-vlxd" target="_blank">Chứng nhận hợp quy</a> vật liệu xây dựng) – Tăng uy tín của công ty. – Tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường. Những lợi ích to lớn không thể phủ nhận trên đây giải thích cho việc vì sao các doanh nghiệp đều muốn có được “tấm vé ISO”. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng mắc phải một số vấn đề trong việc áp dụng ISO vì các lý do sau:  1. Tâm lý “ngại” thay đổi để thích nghi với cái mới: Trước cơ hội áp dụng một tiêu chuẩn hoàn toàn mới mẻ, doanh nghiệp sợ sẽ mất nhiều thời gian và công sức để tìm hiểu. Chính “sức ì” tâm lý quá lớn đã ăn sâu vào tiềm thức khiến doanh nghiệp “ngại” thay đổi và bằng lòng với những gì mình đang có. 2. Việc xây dựng hệ thống tài liệu và triển khai áp dụng gặp nhiều khó khăn:             Trong thực tế, việc xây dựng thói quen thực hiện công việc một cách có kế hoạch, tuân thủ các quy định mà tiêu chuẩn ISO yêu cầu và ghi lại những gì đã làm là một công việc tốn nhiều công sức, thời gian.             Đối với doanh nghiệp, việc ghi lại những gì đang làm một cách có hệ thống khá phức tạp và không hề đơn giản. Điều này khiến việc so sánh và đánh giá giữa thực trạng hệ thống của doanh nghiệp với các tiêu chuẩn ISO 9001 trở nên thiếu khách quan. Một số doanh nghiệp lại cho rằng xây dựng hệ thống chỉ có thể áp dụng thành công ở những doanh nghiệp có trình độ công nghệ và kỹ thuật cao. Không nhất thiết phải có công nghệ tiên tiến mới xây dựng được hệ thống chất lượng này. Một dạng hiểu nhầm khác lại cho rằng ISO là mức chất lượng của sản phẩm . Doanh nghiệp có chứng chỉ ISO 9000 là sản phẩm đạt chất lượng ISO và đồng nghĩa với chất lượng cao, chất lượng quốc tế. Thực ra, ISO 9000 là tiêu chuẩn của hệ thống chất lượng, nó không liên quan gì đến sản phẩm. Kết quả của việc áp dụng hệ thống là tính ổn định về chất lượng của sản phẩm, kể cả những sản phẩm có mức chất lượng thấp. Doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm có mức chất lượng chưa cao nhưng ổn định và được khách hàng chấp nhận mua vì phù hợp với yêu cầu sử dụng và khả năng thanh toán của họ, mặc dù không hoàn toàn đáp ứng đúng các tiêu chuẩn quốc tế hay quốc gia nhưng vẫn có thể xây dựng hệ thống chất lượng ISO 9000. Xác định động cơ chưa đúng :Một số doanh nghiệp vì sức ép của thị trường muốn có ngay được chứng chỉ về hệ thống chất lượng ISO 9000 nhằm mục đích quảng cáo, khuếch trương hoặc tham gia đấu thầu. Họ xem quá trình xây dựng hệ thống chỉ nhằm mục đích nhận được chứng chỉ ISO 9000 và xem đó như một đồ trang sức  nhằm mục đích quảng cáo.Việc xác định động cơ không đúng này dẫn đến việc các doanh nghiệp không được chuẩn bị để giải quyết những thách thức sẽ phải vượt qua, do đó nản chí khi gặp khó khăn trong quá trình xây dựng hệ thống chất lượng. Doanh nghiệp chỉ nên áp dụng ISO 9000 nếu như cảm thấy bị bức bách bởi sự sống còn, nếu không sẽ không đủ ý chí và quyết tâm để theo đuổi. Điều này đòi hỏi lãnh đạo doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ càng trước khi quyết định triển khai. Lãnh đạo doanh nghiệp không thực sự muốn áp dụng hệ thống ISO 9000: Đây là trở ngại lớn nhất , quyết định việc thành công của quá trình xây dựng. Việc thiếu cam kết của người lãnh đạo được biểu hiện dưới nhiều hình thức: Không hiểu hệ thống quản trị, không coi các quy định của hệ thống quản trị đã xác lập là công cụ của mình và do đó điều hành tổ chức theo những cách khác nhau. Điều này dẫn đến việc tồn tại song song hai hệ thống quản trị. Những trở ngại từ phía người lao động: Một số cho rằng việc áp dụng ISO là việc của lãnh đạo. Tâm trị này dẫn đến tâm trị ỷ lại việc triển khai hệ thống cho lãnh đạo. Cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp không quan tâm đến việc thực hiện các quy định quản trị được ban hành. Một số lại cho rằng việc áp dụng ISO 9000 đồng nghĩa với việc thay đổi cơ cấu tổ chức, nhân sự. Quan điểm sai lầm này thực sự gây nguy hiểm lớn khi triển khai hệ thống vì nó tạo ra tâm trị hoang mang, căng thẳng và đối phó của các cá nhân trong tổ chức. Mọi người có cảm giác bất an, do vậy không ngững không ủng hộ mà còn tỏ thái độ phản kháng ngầm trong việc áp dụng. Khó thay đổi thói quen, tư duy , văn hóa và phương pháp làm việc đối với phần đông người lao động, đặc biệt là công nhân cũng là một khó khăn đáng kể. Việc thay đổi cách thức làm việc để phù hợp với phương thức quản trị mới là điều cần thiết. Nó không thể thực hiện trong một sớm một chiều mà đòi hỏi phải có thời gian, phải có sự kiến trì cố gắng của mọi người  và sự kiểm soát của cán bộ quản trị. Hiểu sai vai trò của tư vấn:  Trong quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống, do bước đầu làm quen với bộ tiêu chuẩn, làm quen với cách tiếp cận quá trình, tiếp cận hệ thống trong quản trị nên các doanh nghiệp cần đến các nhà tư vấn. Tuy nhiên, có những lãnh đạo doanh nghiệp lại phó thác hoàn toàn cho chuyên gia tư vấn trong việc xây dựng hệ thống văn bản. Trong thực tế, chuyên gia tư vấn không thể thay thế cho người của doanh nghiệp để viết toàn bộ hệ thống văn bản. Chính những người trong tổ chức là những người hiểu biết nhất công việc của họ và chỉ khi họ tự mình viết ra các quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc… thì hệ thống quản trị chất lượng mới sát với hoạt động thực tiễn và mới đạt hiệu quả thực sự. Máy móc trong việc xây dựng hệ thống văn bản chất lượng : Điều này xuất phát từ việc doanh nghiệp không hiểu rõ mục đích và nội dung của tiêu chuẩn. Nhược điểm này thường có những biểu hiện : xây dựng một hệ thống văn bản, các quy định về quản trị chất lượng có những yêu cầu quá cao hoặc quá phức tạp làm cho người thực hiện không thể tuân thủ được. Hoặc xây dựng một hệ thống văn bản quản trị không dựa trên thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Thậm chí có những tổ chức đã sao chép các văn bản của một tổ chức cũng lĩnh vực hoạt động thành hệ thống văn bản của mình. Các văn bản này vốn được xây dựng phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn, có vẻ phù hợp với cách thức và mục tiêu của doanh nghiệp. Nhưng trên thực tế, chúng không mô tả chính xác những gì đang diễn ra trong cách vận hành của doanh nghiệp và các cán bộ, nhân viên không thể áp dụng được các quy định khi thực hiện các hoạt động trong đơn vị . 3. Vai trò của người lãnh đạo chưa được chú trọng:             Quá trình áp dụng ISO 9001 mang đến cơ hội để Ban lãnh đạo doanh nghiệp nhìn nhận và hệ thống lại công tác quản lý của mình trong suốt thời gian qua. Đối với những công việc đã hoàn thành tốt thì sẽ tiêu chuẩn hóa bằng  những quy trình, quy định và hướng dẫn cụ thể. Còn với những công việc chưa hiệu quả hoặc có vấn đề thì Ban lãnh đạo sẽ cùng các bộ phận có liên quan ngồi lại với nhau để xem xét và cùng nhau tìm ra giải pháp thực hiện hiệu quả hơn. Do đó, để làm được những công việc này thì đòi hỏi Ban lãnh đạo mỗi doanh nghiệp cần đầu tư công sức và thời gian để phân công rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng vị trí và sự phối hợp giữa các bộ phận, thay vì uỷ thác cho một nhân viên hoặc bộ phận nào đó. Theo các chuyên gia, doanh nghiệp cần từ 3 đến 5 năm để phát huy toàn bộ các lợi ích của hệ thống chất lượng. Cứ 6 tháng đến 1 năm, các chuyên gia đánh giá lại được cử đến thực hiện việc đánh giá định kỳ nhằm duy trì hiệu năng của hệ thống. Mỗi lần đánh giá tiếp theo, chuyên gia càng đào sâu và càng khắt khe hơn trước những thiếu sót của doanh nghiệp và vì vậy chương trình chất lượng sẽ không thể dừng lại và ngày càng hoàn thiện hơn. Như vậy, nhận được chứng chỉ không phải là hành động kết thúc mà là một bước khởi đầu. Tuy nhiên, cần hết sức tỉnh táo , chứng chỉ ISO mới chỉ do một tổ chức cấp, điều quan trọng nhất đối với doanh nghiệp là sự chấp nhận của khách hàng. Điều quan trọng nhất của giai đoạn sau chứng chỉ là phải làm sao để đảm bảo tính trẻ mãi của hệ thống quản trị chất lượng. Không ngừng cải tiến và hoàn thiện để hệ thống thích ứng thường xuyên với sự thay đổi của môi trường kinh doanh, của khách hàng và của chính bản thân doanh nghiệp.   Giảng viên: Hồng Nhung

Trường Kinh Tế & Kinh Doanh - Đại học Duy Tân

Khoa Quản trị kinh doanh

NHỮNG VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG ISO 9000 ĐỐI VỚI CÁC DOANH NGHIỆP NƯỚC TA HIỆN NAY