QUY TẮC XẾP CHỖ NGỒI TRONG LỄ TÂN NGOẠI GIAO

5. Vị trí danh dự

 Trong lễ tân nhà nước, việc sắp xếp chỗ ngồi rất quan trọng. Thực chất, điều cốt yếu nằm trong vấn đề ngôi thứ. Những khó khăn trong việc sắp xếp ngôi thứ thường phát sinh khi có các cuộc gặp gỡ của các nhân vật cao cấp và của các nhà ngoại giao. Để tránh những sai lầm trong vấn đề bố trí vị trí danh dự thì điều đầu tiên ta phải cần biết ngôi thứ của những người tham gia hoạt động đó. Vị trí các ngôi thứ càng rõ thì nhà tổ chức càng có cơ may tránh được những sai lầm trong việc bố trí chỗ ngồi.

1 Một số nguyên tắc cơ bản:

Bên phải trước, bên trái sau, gần trước, xa sau: Chủ nhân được xác định là vị trí quan trọng nhất. Vị khách quan trọng số 1 được xếp ở bên phải chủ nhân, vị khách quan trọng số 2 được xếp ở bên trái chủ nhân, và cứ thế xen kẽ tiếp theo. Quy tắc này có thể linh hoạt trên thực tế vì lý do thể chất (thuận tay trái, nặng tai phải...) của khách hay vì một lý do tế nhị nào đó, nhưng phải báo cho khách biết.

Từ trong ra ngoài: Nguyên tắc này được đặc biệt lưu ý trong xếp các đoàn tham dự hội nghị, trong việc xếp cờ. Việc áp dụng các nguyên tắc khác trong trường hợp này phải được xét từ phía trên khán đài xuống.

Quy tắc xếp theo chữ cái ABC: Nguyên tắc này được áp dụng trong các hội nghị, các cuộc đàm phán, đảm bảo được tính tổ chức và bình đẳng của các phái đoàn. Thứ tự sắp xếp các nước theo thứ tự chữ cái ABC tên của nước đó dịch ra ngôn ngữ của nước chủ nhà hoặc một ngôn ngữ quốc tế hoặc một ngôn ngữ khác theo thoả thuận giữa các bên, từ A-Z.

Căn cứ cấp bậc, tuổi tác, thâm niên, thực tế công tác, danh dự của khách. Việc sắp xếp ngôi thứ của một vị khách trong một bữa tiệc, một buổi lễ phụ thuộc vào định chế mà họ đại diện, vào cấp bậc, cương vị, tuổi tác, thâm niên và danh tiếng của người đó. Người có cấp bậc cao hơn được xếp ở vị trí cao hơn; hai người có cùng cấp bậc thì người có thâm niên công tác cao hơn được xếp cao hơn; hai người có cùng cấp bậc, cùng thâm niên thì ai nhiều tuổi hơn được xếp trước hơn; nếu cả ba tiêu chí giống nhau, có thể căn cứ vào một số tiêu chí khác như danh tiếng, mức độ quan hệ... Cần nhớ, các tiêu chí đưa ra để sắp xếp ngôi thứ phải được đảm bảo thống nhất từ đầu đến cuối.
Quy tắc lịch sự với phụ nữ: phụ nữ cùng hàm cấp được ưu tiên xếp trước, phụ nữ không ngồi bịt đầu bàn, không ngồi giữa hai chân bàn. Phu nhân của khách được xếp trước khách, (nhưng phu quân của khách lại xếp sau người có thứ bậc kế tiếp khách).

Quy tắc tôn trọng khách nước ngoài: Khách nước ngoài được ưu tiên hơn so với khách địa phương (trong nước) nếu cùng cấp.

Quy tắc xen kẽ: xen kẽ khách trong nước và nước ngoài, nam với nữ; các cặp vợ chồng không nên ngồi gần nhau trong một bữa tiệc trừ trường hợp cần phải đồng chủ trì một bàn tiệc.
5.2 Ngôi thứ: Trong đối thoại nói chung, ngoại giao nói riêng, ngôi thứ là vấn đề không đơn giản, thậm chí khá phức tạp. Muốn xếp chỗ đúng thì cần biết rõ ngôi thứ của những người được mời. Đã không ít trường hợp mắc sai lầm khi xác định ngôi thứ dẫn đến sai lầm về xếp chỗ gây ra phản ứng. Nước ta chưa có sắc lệnh về ngôi thứ nên vấn đề có phần khó và phức tạp hơn so với ở các nước đã ban hành sắc lệnh về ngôi thứ.

Có hai loại ngôi thứ: ngôi thứ pháp lý và ngôi thứ xã giao:

§ ngôi thứ pháp lý được quyết định bởi các văn bảnquy phạm pháp luật. Ví dụ Anh, Mỹ, Pháp… đã ban hành sắc lệnh về ngôi thứ quy định thứ bậc và vị trí trước sau của các quan chức cao cấp trong chính quyền. Nước ta, vì chưa có văn bản nào quy định ngôi thứ, Cục Lễ tân Nhà nước, Bộ Ngoại giao phải dựa vào nhiều văn bản pháp quy như: Hiến pháp, Luật tổ chức các cơ quan quyền lực như: Quốc hội, Chính phủ, Hội đồng nhân dân, tập quán và kinh nghiệm thực tiễn để xác định ngôi thứ và sắp xếp thứ tự trước sau.

 § Ngôi thứ xã giao: là loại ngôi thứ dựa trên những nguyên tắc của phép lịch sự xã giao. Đối tượng của ngôi thứ loại này là những nhân vật lịch sử, chính trị, các cựu Tổng Bí thư, cựu Chủ tịch nước, cựu Thủ tướng cùng phu nhân hoặc phu quân các vị đó, các nhà văn hóa, nhân sỹ, nghệ sỹ nổi tiếng…
Trong một hoạt động có thể có cả những người có ngôi thứ pháp lý và ngôi thứ xã giao cùng dự thì ưu tiên ngôi thứ pháp lý. Ví dụ đồng chí Chủ tịch phụ nữ tỉnh đã nghỉ hưu được mời dự một hoạt động của phụ nữ tỉnh thì nên xếp đồng chí đó thấp hơn Chủ tịch phụ nữ đương nhiệm, trên hoặc ngang với đồng chí Phó Chủ tịch đương nhiệm. Đối với khách nước ngoài cũng áp dụng như vậy.
5.3 Bố trí trong phòng khách:

- Thông thường hay bố trí ghế ngồi theo hình chữ U, theo đó, Chủ và khách chính ngồi ở đường lượn hướng ra phía cửa chính, hai đoàn ngồi ở hai cạnh chữ U, theo đó, khách ngồi ở bên phải chủ nhà. Ngoài ra, có thể bố trí hai dãy ghế dài (kiểu hội đàm). Theo đó, chủ nhà và khách chính ngồi ở ghế chính giữa ở hai dãy. Các thành viên khác ngồi kế tiếp từ phải sang trái khách chính và chủ nhà theo ngôi thứ từ cao xuống thấp.

- Đối với các hàm ngoại giao và lãnh sự của các cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam: Đại sứ được xếp ưu tiên hàng đầu, sau đó đến Phó Đại sứ và Tổng Lãnh sự, Tham tán, Tuỳ viên quân sự, các nhân viên ngoại giao và lãnh sự khác được xếp ngang như chuyên viên của ta. Tuy nhiên, khi Đại sứ đi với một (hoặc nhiều Bộ trưởng) thì Đại sứ phải được xếp sau Bộ trưởng.
5.4 Bố trí trên lễ đài: Theo tập quán chung có mấy cách bố trí như sau:

- Khi lên thang gác và khi ra lễ đài mà vị trí ưu tiên ở đầu hàng thì người có vị trí cao nhất đi đầu hàng rồi tiếp sau theo thứ tự giảm dần.

- Khi vị trí ưu tiên ở cuối hàng thì ngôi thứ theo thứ tự từ cuối hàng đi lên đầu hàng và người có vị trí thấp đi trước.

- Trường hợp nhân vật cao nhất đi giữa thì người có vị trí thứ hai đi trước nhân vật đó. Vị trí thứ 3 đi sau. Tuy nhiên, để làm nổi bật vị trí ưu tiên, gần đây người ta thường bố trí nhân vật có vị trí cao nhất xuất hiện trước, tiếp theo là người ngồi kế tiếp cho đến người ngồi cuối cùng của nửa hàng bên trái và tiếp theo là người ngồi kế tiếp của nửa hàng bên phải từ giữa trở ra cho đến hết hoặc ngược lại.

5.5 Vị trí danh dự trong ký kết các văn bản: nếu ký 2 cột thì vị trí ưu tiên nằm phía trên cột bên trái người đọc, vị trí thứ 2 phần trên bên phải người đọc, vị trí thứ 3 nằm phần dưới của cột bên phải.
Vị trí số 1------------------ Vị trí thứ 2

Vị trí thứ 3

-Nếu ký theo hàng dọc thì vị trí ưu tiên tất nhiên là ở hàng đầu

-Nếu ký theo hàng ngang thì vị trí ưu tiên ở bên trái tờ giấy, tức là phía phải người ký.

5.6 Vị trí danh dự trong chiêu đãi

 Chiêu đãi là một hình thức hoạt động phổ biến trong giao tiếp. Chính trong hoạt động này là nơi có nhiều đối tượng thuộc nhiều thành phần, tuổi tác, địa vị xã hội, giới tính tham dự nhiều nhất; có sự đan xen giữa khách và chủ. Việc xác định vị trí danh dự và sắp xếp chỗ ngồi trong một bàn tiệc cũng như trong bữa tiệc cần phải được nhà tổ chức hoặc chủ tiệc quan tâm đặc biệt.
5.7 Vị trí ưu tiên chỗ ngồi trên ô tô: là vị trí bên phải, phía sau xe, vị trí số 2 bên trái, nếu ngồi 3 người thì nhân vật thứ 3 ngồi vào giữa. Đối với các nước áp dụng luật giao thông ưu tiên bên trái thì vị trí ưu tiên ở phía trái, phía sau xe. Nếu người chủ tự lái xe thì vị trí ưu tiên ngay ở bên người cầm lái.

 - Chủ nhà ngồi bên trái khách chính.

 - Nếu khách có phu nhân cùng đi, thì nên xếp phu nhân ngồi phía sau, bên phải, trong trường hợp này, Chủ nhà đi xe riêng.

- Phiên dịch ngồi ở trên, cạnh lái xe. Nếu có bảo vệ thì bảo vệ ngồi cạnh lái xe. Trong trường hợp đó, phiên dịch ngồi ghế phụ (nếu xe có ghế phụ) hoặc ngồi giữa khách và chủ nhà. Hoặc để không làm phiền khách và chủ, phiên dịch không ngồi chung xe.

Về cách đậu xe: cửa xe phía sau bên phải (phía khách chính ngồi) phải đối diện với cửa chính vào nhà để khi khách bước xuống xe là có thể vào nhà ngay (không phải đi vòng hoặc chui ngang xe để vào nhà).

 Mở cửa để khách xuống là phép lịch sự thông thường. Đó là nhiệm vụ của lái xe, kế đến là của cán bộ lễ tân, hướng dẫn. Việc chủ nhà chủ động mở cửa xe sẽ được khách đánh giá như một cử chỉ vừa thân tình, vừa trọng thị khách, có tác dụng tăng thêm tình hữu nghị và sụ hợp tác trong công việc.