Các nhà lý luận về đàm phán đều hết sức coi trọng vai trò của khâu chuẩn bị đàm phán trong kinh doanh. Họ cho rằng chìa khoá của thành công trong đàm phán là chuẩn bị và lên kế hoạch. Tài thuyết phục của đối phương, khả năng giao tiếp, sự nhanh nhạy trong đàm phán và một loạt các kỹnnăng cơ bản khác không thay thế được sự chuẩn bị, thậm chí không bù đắp nổi sự bất lợi do thiếu chuẩn bị gây ra. Nghĩa là, không có chuẩn bị, chắc chắn không có hy vọng đàm phán thành công ngay cả khi nhà đàm phán là người rất thạo việc. Ngược lại, có chuẩn bị chắc chắn, chỉ cần với một số kỹ năng đàm phán khiêm tốn, nhà đàm phán cũng có thể đi đến những kết quả chấp nhận được. Quá trình chuẩn bị đàm phán cần diễn ra theo một trình tự, cần có thời gian để thực hiện và tìm kiếm thông tin: Thông tin về hàng hóa, Thông tin về thị trường, Thông tin về đối tác, Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh. Nhưng liệu rằng càng nhiều thông tin càng tốt không?

Có nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc nhận được quá nhiều thông tin trong quá trình đàm phán có thể gây bất lợi cho nhà đàm phán, hiện tượng này đôi khi còn được gọi là hiệu ứng thông tin tạo yếu điểm.  Những nhà đàm phán biết rõ mối quan tâm ưu tiên của cả hai phía thường gặp khó khăn trong việc đạt được các kết quả hơn là những nhà đàm phán không biết gì về thông tin này.

Rõ ràng có nhiều thông tin hơn không có nghĩa có những kết quả đàm phán tốt hơn. Một nghiên cứu cho thấy lượng thông tin trao đổi với nhau không cải thiện chính xác bao nhiêu trong nhận thức về mối quan tâm ưu tiên của mỗi bên. Vì thế, ảnh hưởng của việc trao đổi thông tin chính xác lên kết quả đàm phán không trực tiếp như mọi người đã nghĩ – điều đó có nghĩa là chỉ đơn giản trao đổi thông tin cho nhau không thể tự dẫn tới việc hiểu rõ hơn những quan tâm ưu tiên của bên đối tác hoặc kết quả đàm phán tốt hơn.

Nguyễn Thị Thảo