Trần Nam Trang - Khoa QTKD

Cũng có khá nhiều cách hiểu khác nhau về ấn tượng ban đầu. Bùi Tiến Quý cho rằng: ấn tượng ban đầu là cái mà “khi gặp nhau đồng thời người ta vừa nhận xét vừa đánh giá vừa có ác cảm hay thiện cảm ngay từ phút đầu tiên không chờ phải nghiên cứu, khảo sát hay thí nghiệm lại.

Hay là: “ấn tượng ban đầu thường là một đánh giá một hình ảnh, một nhận xét một thái độ về đối tượng được hình thành ngay từ phút đầu gặp gỡ hay lần đầu tiên gặp gỡ”.

Kinh doanh là một nghề hết sức khắc nghiệt, nó đòi hỏi nhà kinh doanh phải có óc phán đoán, có sự quyết đoán, đưa ra những quyết định chính xác kịp thời, nếu không rất có thể để trượt mất những cơ hội quý giá cho sự phát triển của doanh nghiệp, đôi khi còn ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp. Chẳng hạn chúng ta để lại ấn tượng không tốt cho đối cho đối tác, đối tác nghi ngờ về khả năng của ta, sẽ không hợp tác nữa và như vậy ta sẽ mất những hợp đồng quan trọng. Hoặc chúng ta có những ấn tượng sai lầm vì đối tác, trao cho đối tác những vấn đề quan trọng của chúng ta có thể dẫn tới sự thất bại trong công việc đó. Do đó ấn tượng ban đầu trong giao tiếp kinh doanh có vai trò rất quan trọng trong kinh doanh.

Một số phương pháp ứng xử hiệu quả trong lần đầu gặp gỡ

Tạo thế chủ động, tự tin trong lần đầu gặp gỡ

  Cuộc gặp gỡ đầu tiên cả hai bên đều có sự chuẩn bị nhất định vè mặt tâm lý, vì đây là giây phút rất quan trọng. Cả hai đều có những căng thẳng nhất định để thăm dò tìm hiểu nhau. Không chỉ tập trung tư tưởng để dò tìm đối phương mà còn căng thẳng khi biết đối phương cũng làm như vậy đối với mình.

Dù đã biết ít nhiều về người mình sắp gặp thì cũng không tránh khỏi tâm lý đề phòng. Tuy vậy, chúng ta cần hiểu rằng: lo lắng, hồi hộp đề phòng không phải là tâm trạng của riêng ta mà người trước mặt ta cũng có tâm trạng đó.

Nếu quá rụt rè, nhút nhát sẽ dễ chuốc lấy thất bại, vì đối phương có thể lợi dụng tâm lý hồi hộp của đối phương để chiếm ưu thế cho mình.

Muốn gặt hái thành công trong lần đầu gặp gỡ, điều cốt yếu là phải tạo ra thế chủ động, tự tin. Phải chủ động trong mọi tình huống, tự tin trong mỗi điều mình nghĩ, trong mỗi việc mình làm.

Bình tĩnh trước danh tiếng của đối tượng giao tiếp

Người mà ta sắp gặp có thể là một người có danh tiếng, ai cũng biết đó là người quyền cao chức trọng. Không những thế, rất có thể khi mới gặp ta sẽ bị tấn công phủ đầu. Nếu không có sự chuẩn bị trước về tâm lý ta dễ bị hồn xiêu phách lạc và mất hết nhuệ khí.

Trong bối cảnh đó cần bình tĩnh. Đừng nên đánh giá đối tượng quá cao, như vậy sẽ gây ra tâm lý hoang mang dao động, rất bất lợi. Cần nhớ rằng, một người dù nổi danh đến mấy cũng không bao giờ là người hoàn mỹ, vẹn toàn. Ẩn trong cái danh tiếng nhất định phải có khiếm khuyết. Vì thế phải tự chủ.

Hãy tự nhủ rằng, ta kém cạnh họ là đương nhiên, nhưng không phải là tất cả. Hãy quan sát đối tượng giao tiếp của mình một cách kỹ lưỡng cả nét mặt, trang phục, cách nói năng để tìm ra nhược điểm của đối tượng giao tiếp. Khi đã tìm ra khiếm khuyết rồi , bạn sẽ được tiếp thêm sức mạnh, có thể từ thế bị động chuyển thành thế chủ động. Trạng thái hồi hộp do sức ép tâm lý ban đầu mất đi, nhường lại cho cảm giác tự tin trong giao tiếp.

Những động tác làm tăng lòng can đảm

  Những khi lần đầu tiếp xúc nơi đông người, lần đầu tiên phát biểu trước đám đông, trước những người quyền cao chức trọng hầu như ai cũng thấy hồi hộp, tim đập mạnh, ý nghĩ lộn xộn và không nhớ gì cả.

Hãy cố gắng hạn chế những dao động cơ học đó bằng các động tác sau đây:

1. Hít sâu, thở ra từ từ, ghì nhịp tim không để cho nó đập nhanh

2.  Không để cho đối phương nhìn thấy bàn tay mình bằng cách đặt tay trên đùi, dưới gầm bàn hay là bám vào mép bàn. Cố giữ chặt tay và buôn ra một vài lần rồi nhanh chóng có câu mở đầu xã giao hợp lý, tự nhiên. Động thái này có hai tác dụng: vừa là để bớt căng thẳng, vừa là tạo thế chủ động thăm dò đối tượng giao tiếp.

3. Cần tạo ra nghị lực để đừng tránh mặt đối phương, nếu chưa đủ nghị lực để nhìn vào mắt họ.

4. Nếu có thể được hãy dùng ánh mắt để kêu gọi sự đồng cảm và thuyết phục người tiếp chuyện.

5. Nếu tất cả các biện pháp trên vẫn không hiệu quả, hãy thú nhận sự hồi hộp của mình

Tạo cho tâm hồn thanh thản tự nhiên

           Lần đầu gặp gỡ cố gắng tạo cảm giác vui vẻ, chủ động đón tiếp một cách tự nhiên thoải mái, điều đó sẽ xua đi được sự hồi hộp, lo âu ban đầu. Cùng với phong cách đĩnh đạc, lịch sự, chỉnh tề cũng sẽ làm cho con người tự tin, mạnh dạn hơn.

           Tuy nhiên, tất cả những điều đó chưa đủ tạo ra bản lĩnh mà cần phải có tâm trạng thực sự bình tĩnh, thanh thản. Bởi vì, tâm trạng là cơ sở vững chắc tạo nên sắc mặt. Sắc mặt là thứ có sức mạnh lớn lao hơn tất cả. Qua sắc mặt người ta đọc được nhiều điều hơn trong tâm hồn bạn. Điều gì có thể giấu được nhưng sắc mặt thì không giấu được. Vì thế cần phải “sửa sang” cho sắc mặt bằng cách làm cho tâm hồn thanh thản, tự nhiên. Người đời thường khuyên rằng “sửa sang sắc mặt quan trọng hơn là sửa sang nét mặt”

Trang phục nam – nữ

 Một bộ trang phục đẹp, được mọi người đánh giá và ghi nhận phải phù hợp với những đặc điểm của người chủ nó, phụ thuộc vào địa điểm, thời điểm mà chủ nhân nó sử dụng, trên cơ sở một số yếu tố cụ thể. Đó là: nước da, dáng vóc, lứa tuổi, tính cách và môi trường tiếp xúc.

 Chính vì vậy khi một mẫu mốt trang phục nào đó xuất hiện, được nhiều người cho là mới, là đẹp, thì không có nghĩa là đẹp cho bất kỳ ai, bất kỳ thời điểm nào và mọi người ai mặc cũng đẹp, cũng phù hợp.

Trang phục và trang sức

Mỗi người khi đi mua sắm cho mình một bộ trang phục mới cần suy nghĩ nó có thể kết hợp với trang phục nào của mình trước đó. Vì trang phục đẹp cần có sự hài hòa, ẩn ý giữa chúng với nhau trong một tổng thể của nó. Với nguồn tài chính có hạn, ta phải cân nhắc và có sự lụa chọn phù hợp.

Ví dụ Đi giày thể thao, đeo túi qua vai không thể đi với bộ đồ bà ba. Mặc veston tối kỵ đi dép dù là dép có quai sau, cần phải đi với giày màu thẫm.

Cái nhìn đầu tiên và lâu nhất là nhìn vào khuôn mặt. Vậy nên, cổ và ngực là rất quan trọng. Cổ áo, ve áo rất quan trọng trong trang phục. Đối với nữ, quan trọng là cổ và ve áo. Đối với nam giới quan trọng là ngực và ve áo.

Trước khi đi giao tiếp lần đầu hãy tham khảo lời khuyên của người có kinh nghiệm về việc phục sức. Nếu bản thân còn nghi ngại thì tốt nhất là ăn vận giản dị, nhưng gọn gàng, sách sẽ. Vì ăn mặc phổ thông nhưng gọn gàng sạch sẽ luôn hay hơn cách ăn mặc cầu kỳ nhưng lạc lõng và tạo ra tò mò không đáng có của mọi người.

Quần áo đi xa nên chọn vải ít nhăn, phòng khi đến nơi chưa kịp ủi. Nên chọn những quần áo, trang sức sao cho chúng phối hợp được với nhau về màu sắc, chất liệu. Như vậy sẽ giảm khối lượng quần áo phải mang đi.

Trang phục nam giới không cầu kỳ, diêm dúa mà có phần cứng cáp chững chạc hơn trang phục nữ giới. Lịch sự mà phổ thông hiện nay của nam giới vẫn là quần âu, áo sơ mi, giày hay dép có quai sau. Bộ comple, veston thường được ghi nhận là lịch sự, trọng thị trong môi trường công sở, các nghi lễ ngoại giao và các hoạt động quan trọng khác. Chú ý là trong môi trường cổ điển, trang trọng comple hay veston nên mặc màu sẫm, còn trong môi trường khác có thể dùng những màu sáng sủa hơn.

Đồng phục và diện mạo

Đồng phục là một loại trang phục đặc biệt mang tính chuyên dùng dành cho một nhóm người và chỉ sử dụng trong khi làm việc. Mặc đồng phục khi làm việc (về hình thức) là thể hiện tính nền nếp, quy củ, thống nhất và nghiêm túc của mỗi cá nhân, mỗi tổ chức, mỗi nhóm người.

Nếu như một bộ trang phục đẹp phụ thuộc và năm yếu tố (nước da, dáng vóc, tính cách, lứa tuổi và môi trường tiếp xúc) thì một bộ đồng phục đúng nghĩa của nó phải đảm bảo tính đồng nhất: Đồng nhất về màu sắc, chất liệu, kiểu dáng và đặc biệt phải phù hợp với tính chất công việc của người sử dụng nó.

Như vậy, mỗi loại công việc sẽ có một loại đồng phục riêng. Trong một nhóm người làm việc cụ thể phải có cùng một loại đồng phục như nhau, nưng đồng phục của nhóm công việc này, ở đơn vị này không nhất thiết phải giống đồng phục của nhóm công việc đó ở đơn vị khác (nhất là trong các doanh nghiệp du lịch).

Đồng phục là một phần quan trọng tạo nên diện mạo con người khi làm việc. Và nó là yếu tố ảnh hưởng đến ấn tượng ban đầu cho các chủ thể trong giây phút đầu gặp gỡ.

Thông qua bộ đồng phục của đội ngũ dưới quyền, bước dầu người khách có thể đánh giá được chủ nhân của nó là người thế nào, cộng đồng ở đơn vị đó làm việc ra sao. Do vậy, để tạo ấn tượng tốt cho đối tượng tiếp xúc mọi người khi đến cơ quan làm việc và trước khi vào công việc của mình cần hết sức lưu tâm đến việc chỉnh trang bộ đồng phục cá nhân. Bởi chính nó là một phần bộ mặt của cơ quan, đơn vị nơi bạn làm việc.

Hiện nay việc sử dụng đồng phục trong các công sở thuộc mọi lĩnh vực đều đượcc ác tổ chức quan tâm chú ý. Việc sử dụng đồng phục khi làm việc đã tạo ra được tính thống nhất, nền nếp và nghiêm túc trong cơ quan doanh nghiệp.Nhờ đó, đã tạo ra được ấn tượng tốt đẹp cho mọi người trong khi giao tiếp công vụ. Hơn thế nữa, đồng phục của một cơ quan, doanh nhiệp còn là công cụ quảng cáo hữu hiệu trong hoạt động kinh doanh.

Diện mạo

Diện mạo chính là dáng vẻ bên ngoài (tác phong, thái độ, trang phục, đồng phục... ) của một con người. Các thành viên trong doanh nghiệp cần tạo ra được diện mạo khỏe khoắn, chững chạc, tươi tắn, lịch sự và vệ sinh trong hoạt động giao tiếp kinh doanh.

Thông qua phong cách, diện mạo và sự phuc vụ của người lãnh đạo hoặc nhân viên, khách hàng có thể đánh giá được tính nền nếp, quy củ và khả năng tổ chức kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Từ đó tạo ra được niềm tin bước đầu cảu khách hàng đối với người phục vụ nói riêng và doanh nghiệp noi chung. Đây chỉ là ấn tượng ban đầu, nhưng đóng vai trò vô cùng quang trọng trong việc quyết đinh hay từ chối việc mua và sử dụng hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.

Diện mạo người phục vụ ảnh hưởng rất lớn tới ấn tượng ban đầu của khách hàng. Hãy lưu tâm chú ý đến diện mạo, nếu muốn gây được thiện cảm với họ ngay từ giây phút ban đầu. Bởi vì “Diện mạo khi gặp mặt, tấm lòng lúc chia tay”.