<p> - Sử dụng c&aacute;c c&ocirc;ng cụ hoạch định thời gian biểu</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - Tiết kiệm thời gian trong thư t&iacute;n</p> <p> <strong>1. C&aacute;c c&ocirc;ng cụ hoạch định thời gian biếu</strong></p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; (1) &nbsp;Lịch thời gian biểu c&ocirc;ng t&aacute;c hằng ng&agrave;y</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Theo luật 20-80: ch&uacute;ng ta thường sử dụng 80% thời gian cho c&aacute;c c&ocirc;ng việc tương đối kh&ocirc;ng quan trọng hoặc kh&ocirc;ng cần thiết, chỉ c&oacute; 20% cho c&aacute;c c&ocirc;ng việc thực sự l&agrave; quan trọng hoặc c&oacute; năng suất cao</p> <table align="center" border="1" cellpadding="0" cellspacing="0"> <tbody> <tr> <td style="width:425px;height:22px;"> <p align="center"> <strong>THỜI GIAN</strong></p> </td> </tr> <tr> <td style="width:425px;height:30px;"> <p> 80% thời gian d&agrave;nh cho c&aacute;c hoạt động k&eacute;m hiệu quả</p> </td> </tr> <tr> <td style="width:425px;height:22px;"> <p> 20% c&aacute;c c&ocirc;ng việc c&oacute; hiệu quả</p> </td> </tr> <tr> <td style="width:425px;height:23px;"> <p align="center"> <strong>Điển h&igrave;nh</strong></p> </td> </tr> </tbody> </table> <div style="clear:both;"> &nbsp;</div> <p> &nbsp;</p> <table border="1" cellpadding="0" cellspacing="0"> <tbody> <tr> <td style="width:425px;"> <p align="center"> <strong>HOẠT ĐỘNG</strong></p> </td> </tr> <tr> <td style="width:425px;"> <p> 20% c&aacute;c c&ocirc;ng việc k&eacute;m hiệu quả</p> </td> </tr> <tr> <td style="width:425px;"> <p> 80% thời gian d&agrave;nh cho c&ocirc;ng việc c&oacute; hiệu quả những c&aacute;i quan trọng c&oacute; mục ti&ecirc;u d&agrave;i hạn</p> </td> </tr> <tr> <td style="width:425px;"> <p align="center"> <strong>N&ecirc;n l&agrave;m</strong></p> </td> </tr> </tbody> </table> <p align="center"> H&igrave;nh: Thời gian thường được sử dụng v&agrave; n&ecirc;n được sử dụng như thế n&agrave;o</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Ray Panko đ&atilde; r&uacute;t ra c&aacute;c b&agrave;i học gi&aacute; trị khi nghi&ecirc;n cứu xem c&aacute;c cấp quản trị sửu dụng thời gian như thế n&agrave;o theo c&aacute;c hoạt động h&agrave;ng ng&agrave;y như sau:</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - 50% thời gian được sử dụng trong c&aacute;c cuộc họp đối mặt</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - 6% thời gian được sử dụng để gọi điện</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - 20% thời gian được sử dụng để đọc v&agrave; viết</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - 24% thời gian c&ograve;n lại được sử dụng để ph&acirc;n t&iacute;ch, l&ecirc;n lịch thời biểu, v&agrave; l&agrave;m c&ocirc;ng việc h&agrave;nh ch&iacute;nh văn ph&ograve;ng v&agrave; c&aacute;c việc kh&aacute;c</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Để thực hiện c&ocirc;ng việc hằng ng&agrave;y một c&aacute;ch hiệu quả, cần thiết kế lịch thời gian biểu c&ocirc;ng t&aacute;c. Cần ch&uacute; &yacute; hai yếu tố sau đ&acirc;y:</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - Lịch thời gian biểu một khi đ&atilde; được thiết kế cần được tu&acirc;n theo một c&aacute;ch chặt chẽ</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - Lịch thời gian biểu c&ocirc;ng t&aacute;c n&ecirc;n l&agrave; c&aacute;c hoạt động thường nhật</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; (2) Sổ tay, nhật k&yacute; v&agrave; lịch để b&agrave;n</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Sổ tay, nhật k&yacute; v&agrave; lịch để b&agrave;n l&agrave; c&ocirc;ng cụ gi&uacute;p cho nh&acirc;n vi&ecirc;n văn ph&ograve;ng ghi nhớ c&aacute;c c&ocirc;ng việc phải l&agrave;m. C&oacute; 4 lời khuy&ecirc;n:</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - Phải cập nhật kế hoạch của m&igrave;nh</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - Xếp những vấn đề quan trọng nhất l&ecirc;n h&agrave;ng đầu v&agrave; đ&aacute;nh số n&oacute; kh&ocirc;ng phải theo thứ tự quan trọng hay ưu ti&ecirc;n, m&agrave; theo l&uacute;c n&agrave;o thực hiện n&oacute; tốt nhất</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - Đừng l&uacute;c n&agrave;o để bị l&ocirc;i cuốn theo &yacute; muốn giải quyết những việc nhỏ trước</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - Loại khỏi kế hoạch tất cả mọi việc c&oacute; thể ph&acirc;n c&ocirc;ng cho người kh&aacute;c</p> <p> <strong>2. Tiết kiệm thời gian trong thư t&iacute;n</strong></p> <p> Theo thống k&ecirc;, c&aacute;c c&aacute;n bộ cao cấp mỗi ng&agrave;y đ&atilde; bỏ ra từ 2-3 giờ để đọc v&agrave; trả lời thư từ. Để tiết kiệm thời gian trong thư t&iacute;n n&ecirc;n tập trung mang to&agrave;n bộ thư về nh&agrave; đọc hoặc tranh thủ l&uacute;c đi m&aacute;y bay, ngồi tr&ecirc;n xe lửa, tr&ecirc;n &ocirc; t&ocirc; đọc thư, trả lời thư t&iacute;n ngắn gọn, r&otilde; r&agrave;ng v&agrave; nhanh ch&oacute;ng</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <strong>ThS. Nguyễn Thị Thảo</strong></p> <p> &nbsp;</p>