Bản mô tả công việc hay còn gọi là Job Description – JD được biết tới là tài liệu nội bộ, mô tả công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm một người khi đảm nhận vị trí đó phải thực hiện cũng như hoàn thành đầy đủ. Hơn nữa, bản mô tả này còn là tài liệu giúp các ứng viên có tinh thần học hỏi, định hướng phát triển cho con đường sự nghiệp.

Nội dung trong bản mô tả công việc

Mỗi doanh nghiệp sẽ có phương hướng xây dựng bản mô tả công việc khác nhau. Tuy nhiên, mọi bản mô tả cần phải đáp ứng được các nội dung cơ bản như sau:

• Thông tin chung liên quan tới công việc: Thông tin về chức danh công việc, bộ phận trực thuộc, địa điểm làm việc cũng như các mối quan hệ cấp trên, cấp dưới. 
• Mục đích của công việc: Mô tả khái quát yêu cầu cũng như chức năng chính của công việc. 
• Nhiệm vụ chính: Hoạt động chính nhân viên cần thực hiện với tần suất/chu kỳ nhất định đạt được kết quả đầu ra cho các công việc. 
• Quyền hạn của công việc: Các quyền hạn của người lao động trong suốt quá trình làm việc. 
• Điều kiện làm việc: Bối cảnh thực hiện công việc của nhân viên bao gồm các yếu tố về giờ giấc, môi trường việc làm hay phương tiện di chuyển. 
• Tiêu chuẩn công việc: Là tiêu chí năng lực cần thiết tối thiểu của người lao động giúp đảm bảo thực hiện công việc (kiến thức, kỹ năng, thái độ,….).

Các bước xây dựng bản mô tả công việc 

Bản mô tả việc làm có vai trò vô cùng quan trọng giúp nhà tuyển dụng giảm thiểu được thời gian sàng lọc hồ sơ các ứng viên một cách hiệu quả. Qua đó, hướng tới các ứng viên phù hợp nhất đối với các công việc. Bản mô tả cho người quản lý có cơ sở giao việc, đồng thời theo dõi, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu quả các công việc của nhân viên. 

Các bước để tạo bản mô tả công việc như sau: 

Bước 1: Thu thập thông tin công việc

Thu thập các thông tin cần thiết liên quan tới vị trí công việc là điều quan trọng đầu tiên khi xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn. Việc này sẽ cung cấp cho người viết các dữ liệu chính xác về yêu cầu cũng như tiêu chuẩn cần thiết trong việc thực hiện các công việc. 

Thông tin cần được thu thập từ cả nguồn nội bộ và bên ngoài nhằm đảm bảo xây dựng bản mô công việc phù hợp với công ty và có tính cạnh tranh trên thị trường nguồn nhân lực. 

Bước 2: Xác định được nội dung công việc

Nội dung công việc bao gồm các hoạt động chức năng nhân viên phải thực hiện để được các mục tiêu cụ thể. Nội dung bao gồm 3 cấp độ từ khái quát tới chi tiết nhất:

• Cấp độ 1: (Bao quát) – Để cập tới chức năng/nhiệm vụ chung. 
• Cấp độ 2 (Cụ thể) – Diễn giải nhiệm vụ cụ thể là những gì nhân viên phải thực hiện khi triển khai chức năng của công việc tạo ra sản phẩm/dịch vụ cụ thể. 
• Cấp độ 3 (Chi tiết) – Các công đoạn chi tiết cần được triển khai hoàn thành nhiệm vụ. 

Bước 3: Xác định yêu cầu với công việc

Xác định yêu cầu đối với người thực hiện là một trong các bước quan trọng trong hoạt động xây dựng bản mô tả công việc. Một số các yêu cầu với nhân viên bao gồm các khía cạnh cụ thể như sau: 

• Kiến thức: Kiến thức, hiểu biết về chuyên môn cho việc thực hiện nhiệm vụ. 
• Kỹ năng: Khả năng thực hiện nhiệm vụ cụ thể (mang tính thao tác, thực hiện thông qua đào tạo). 
• Năng lực: Khả năng thực hiện nhiệm vụ phi thao tác gồm: Trí lực, thể lực, năng lực tâm lý, tư duy,…
• Yêu cầu khác: Yêu cầu pháp lý (chứng chỉ/bằng cấp), yêu cầu tính cách (tinh thần làm việc, đạo đức nghề nghiệp), yêu cầu thời gian làm việc. 

Bước 4: Xác định quyền hạn với công việc

Đây là bước cuối cùng giúp hoàn thiện tối ưu quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định quyền hạn của người thực hiện công việc. Đây là một trong các quyền lợi chính đáng phía lao động được hưởng. Quyền hạn phải được liệt kê một cách chi tiết, đầy đủ giúp đảm bảo tối ưu lợi ích dành cho người thực hiện. 

Lê Hoàng Thiên Tân