<p> Sau đ&acirc;y l&agrave; một số nguy&ecirc;n tắc khi nghe điện thoại:</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - Trả lời ngay: Khi nghe chu&ocirc;ng điện thoại reo, bạn h&atilde;y nhấc ống nghe l&ecirc;n v&agrave; trả lời ngay, tốt nhất l&agrave; sau hồi chuống số 1.</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - Tự xưng danh: Khi nhận điện thoại c&acirc;u đầu ti&ecirc;n bạn phải n&oacute;i l&agrave; th&ocirc;ng b&aacute;o cho người gọi biết nơi đang nhận điện thoại</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Trường hợp nhận điện thoại từ b&ecirc;n ngo&agrave;i gọi tới bạn cần giới thiệu đầy đủ.</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; V&iacute; dụ: C&ocirc;ng ty ABC k&iacute;nh ch&agrave;o qu&yacute; kh&aacute;ch; Dạ, c&ocirc;ng ty ABC xin nghe ạ</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Trường hợp nhận điện thoại nội bộ, bạn kh&ocirc;ng phải ch&uacute; &yacute; nhiều đến nghi thức, chỉ cần giới thiệu ngắn gọn.</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; V&iacute; dụ: Văn ph&ograve;ng gi&aacute;m đốc xin nghe; Ph&ograve;ng tiếp t&acirc;n nghe đ&acirc;y ạ.</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - Ghi số điện thoại v&agrave; ghi t&ecirc;n kh&aacute;ch h&agrave;ng</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Thường th&igrave; kh&aacute;ch h&agrave;ng gọi điện thoại tới doanh nghiệp v&agrave; tự xưng danh, nhưng cũng c&oacute; kh&aacute;ch kh&ocirc;ng th&iacute;ch xưng t&ecirc;n v&agrave; cũng kh&ocirc;ng cho biết l&yacute; do tại sao họ gọi đến. L&agrave; thư k&yacute; của doanh nghiệp, bạn phải biết ai gọi v&agrave; l&yacute; do họ gọi tới. Bạn h&atilde;y cố gắng khai th&aacute;c th&ocirc;ng tin nơi kh&aacute;ch h&agrave;ng</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - Biết c&aacute;ch trả lời trong c&aacute;c trường hợp đặc biệt</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; + Trường hợp gi&aacute;m đốc bận: Thư k&yacute; phải c&oacute; nhiệm vụ trả lời tất cả c&aacute;c cuộc điện thoại gọi cho gi&aacute;m đốc. Trường hợp gi&aacute;m đốc bận thư k&yacute; phải cắt nghĩa thật kh&eacute;o l&eacute;o cho người gọi tới l&agrave; tại sao gi&aacute;m đốc kh&ocirc;ng trả lời được v&agrave; nếu c&oacute; thể đề nghị một số giải ph&aacute;p sau:</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; V&iacute; dụ: Thưa &ocirc;ng gi&aacute;m đốc đang bận họp, t&ocirc;i c&oacute; thể gi&uacute;p &ocirc;ng được g&igrave; kh&ocirc;ng?; Thưa gi&aacute;m đốc đang bận họp. &Ocirc;ng c&oacute; muốn n&oacute;i chuyện với &ocirc;ng ph&oacute; gi&aacute;m đốc kh&ocirc;ng?</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; + Trường hợp cho người gọi biết tin tức: Khi gi&aacute;m đốc vắng mặt, thư k&yacute; c&oacute; thể cung cấp cho người gọi biết một số tin tức cần thiết nhưng phải thận trọng trong phạm vi cho ph&eacute;p.</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; + Trường hợp để lại lời nhắn: Thư k&yacute; phải lu&ocirc;n để sẵn c&aacute;c phiếu ghi lời nhắn cạnh m&aacute;y điện thoại để ghi những lời dặn của người gọi. Thư k&yacute; pahir ghi đầy đủ, ch&iacute;nh x&aacute;c nếu chỗ n&agrave;o chưa r&otilde; phải hỏi lại cho đ&uacute;ng. C&aacute;c nội dung quan trọng thư k&yacute; phải đọc lại cho người nghe để x&aacute;c nhận.</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; + Chuyển đường d&acirc;y: Khi phải chuyển đường d&acirc;y, bạn phải giải th&iacute;ch l&yacute; do để người gọi biết r&otilde;. Chỉ chuyển đường d&acirc;y trong c&aacute;c trường hợp sau: Người gọi nhầm số phụ trong cơ quan; Người gọi muốn hỏi việc g&igrave; c&oacute; li&ecirc;n quan đến một trong những bộ phận n&agrave;o đ&oacute; trong cơ quan</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; + Mời đồng nghiệp đến nghe điện thoại: Thư k&yacute; phải lịch sự y&ecirc;u cầ kh&aacute;ch đợi v&agrave; đặt điện thoại xuống ở trạng th&aacute;i chờ để gọi người cần gặp.</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Tr&aacute;nh biểu hiện quan hệ c&aacute; nh&acirc;n lạnh l&ugrave;ng với đồng nghiệp của m&igrave;nh bằng giọng n&oacute;i kh&ocirc; khan, coi thường người gọi đến, thường l&agrave; người kh&ocirc;ng quen biết.</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Kh&ocirc;ng n&ecirc;n gọi đồng nghiệp đến nghe điện thoại m&agrave; n&oacute;i trực tiếp bằng ống nghe.</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - Kết th&uacute;c cuộc điện đ&agrave;m: Kết th&uacute;c cuộc điện đ&agrave;m phải lịch sự v&agrave; th&acirc;n mật. Khi người gọi muốn kết th&uacute;c, thư k&yacute; phải cảm ơn người gửi trước khi c&oacute; lời ch&agrave;o.</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Kh&ocirc;ng bao giờ kết th&uacute;c cuộc gọi một c&aacute;ch đột ngột, c&uacute;p m&aacute;y m&agrave; kh&ocirc;ng b&aacute;o trước.</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Sau khi ch&agrave;o, thư k&yacute; để ống nghe xuống m&ocirc;t c&aacute;ch nhẹ nh&agrave;ng. Nếu thư k&yacute; l&agrave; người nhận điện thoại, th&igrave; phải chờ người gọi đặt ống nghe trước để tỏ m&igrave;nh quan t&acirc;m đến cuộc n&oacute;i chuyện n&agrave;y.</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <strong>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; ThS. Nguyễn Thị Thảo</strong></p>