Khi nghe điện thoại bạn phải rèn luyện kỹ năng nghe. Bạn hãy cố gắng đừng cắt ngang lời nói của người đối thoại mà hãy chăm chú nghe. Nếu nghe không rõ, bạn có thể xin lỗi rồi yêu cầu người nói chậm lại. Nếu nghe không hiểu, có thể yêu cầu nhắc lại. Nếu gặp tên người nước ngoài, yêu cầu người nói đánh vần chậm lại để ghi cho đúng.

            Bạn dành thời gian cho người đối thoại cởi mở và bộc lộ hết ý kiến của mình, đùng vội vã, đừng tỏ ý rằng bạn không muốn nghe. Cố gắng nghe người nói nói hết ý, bởi vì không phải tất cả mọi người đều có khả năng trình bày quan điểm của mình một cách ngắn gọn, rõ ràng, chính xác.

            Hãy diễn đạt lại những điểm chủ yếu đã nghe một cách ngắn gọn và hỏi người đối thoại có đúng như vậy không để tránh sự hiểu lầm về sau.

            Không nên chú ý đến những đặc điểm hay thói quen của người đối thoại lúc nói. Cần chắt lọc những thông tin để bổ sung kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân mình.

            Cần có sự phản ứng bình tĩnh đối với bất kỳ lời phát biểu nào của người đối thoại. người biết nghe luôn là người biết kiềm chế cảm xúc, không để cho nững chi tiêt vun vặt làm ảnh hưởng để luôn tìm ra giải pháp.

            Không để cho các yếu tố bên ngoài thu hút sự chú ý cảu bạn như tiếng ồn ào trên đường phố, tiếng chuông điện thoại, tiếng người qua lại. Chọn tư thế vị trí ngồi và tập trung lắng nghe. Hãy làm cho sự suy nghĩ thích ứng với tốc độ của cuộc nói chuyện. Tốc độ suy nghĩ nhanh hơn tốc độ nói từ 3-4 lần. Nếu không tập trung mà lơ đễnh, thụ động thì hiệu quả tiếp thu thông tin sẽ giảm sút đáng kể.

            Sau đây là một số nguyên tắc khi nghe điện thoại

            - Trả lời ngay: Khi nghe chuông điện thoại reo, bạn hãy nhấc ống nghe lên và trả lời ngay, tốt nhất là sau hồi chuống số 1.

            - Tự xưng danh:  Khi nhận điện thoại câu đầu tiên bạn phải nói là thông báo cho người gọi biết nơi đang nhận điện thoại

            - Ghi số điện thoại và ghi tên khách hàng

            - Biết cách trả lời trong các trường hợp đặc biệt

            + Trường hợp giám đốc bận

            + Trường hợp cho người gọi biết tin tức

            + Trường hợp để lại lời nhắn

            + Chuyển đường dây

            - Kết thúc cuộc điện đàm: Kết thúc cuộc điện đàm phải lịch sự và thân mật. Khi người gọi muốn kết thúc, thư ký phải cảm ơn người gửi trước khi có lời chào.

            Không bao giờ kết thúc cuộc gọi một cách đột ngột, cúp máy àm không báo trước.

            Sau khi chào, thư ký để ống nghe xuống môt cách nhẹ nhàng. Nếu thư ký là người nhận điện thoại, thì phải chờ người gọi đặt ống nghe trước để tỏ mình quan tâm đến cuộc nói chuyện này.

                                                                                                ThS. Nguyễn Thị Thảo