VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Kiểm tra hành chính văn phòng là chức năng quan trọng của nhà quản trị văn phòng. Tính chất kiểm tra quan trọng của hoạt động văn phòng được thể hiện ở hai mặt.

Một mặt,kiểm tra là công cụ quan trọng giúp nhà quản trị phát hiện những sai sót để khắc phục, điều chỉnh kịp thời.

Mặt khác,thông qua kiểm tra các hoạt động văn phòng sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được những sai sót có thể nảy sinh.

Thông thường người ta chỉ chú ý đến ý nghĩa thứ nhất (phát hiện sai sót) của kiểm tra vì cho rằng mọi hoạt động đều không tránh khỏi sai sót và kiểm tra là bước cuối cùng để hạn chế tình trạng này. Tuy nhiên vẫn chưa đủ vì trong thực tế, kiểm tra có tác động rất mạnh tới các đối tượng bằng những cơ chế ràng buộc. Trên thực tế, một công việc nếu không có kiểm tra chắc chắn sẽ xảy ra nhiều sai sót hơn nếu nó được theo dõi, đôn đốc, giám sát thường xuyên. Điều đó khẳng định rằng kiểm tra không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu trình quản lý (từ lập kế hoạch đến tổ chức thực hiện). Kiểm tra không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian. Nó là yếu tố thường trực của nhà quản trị mọi nơi, mọi lúc.

Có rất nhiều nguyên nhân là cho kiểm tra trở thành chức năng tất yếu của quản lý. Theo H. Fayol: “Trong kinh doanh kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có được thực hiện theo kế hoạch đã được vạch ra, theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không. Nó có nhiệm vụ tìm ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nó đối phó với mọi sự gồm: có sự vật, con người và hành động. Như vậy:

- Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý. Kiểm tra thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án, tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản lý. Tính phù hợp của các phương pháp mà nhà quản trị đã và đang sử dụng để tổ chức tiến tới mục tiêu của mình.

- Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao. Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện theo ý muốn. Các nhà quản trị hoặc cấp dưới của họ cũng có lúc gặp phải những sai lầm và kiểm tra cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của hệ thống được tiến hành theo đúng kế hoạch đề ra.

- Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của những người lãnh đạo tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp. Nhờ kiểm tra, các nhà quản trị có thể kiểm soát những yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng vì mất quyền kiểm soát có nghĩa là nhà quản trị đã bị vô hiệu hoá, hoạt động tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp bị lái theo hướng không mong muốn. Vì vậy, kiểm tra cần có để đưa ra những tác động thích hợp đến hoạt động của tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp.

Ngày nay, với nhu cầu mở rộng dân chủ trong các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp, kiểm tra khuyến khích chế độ quỷ quyền, hợp tác mà không làm giảm khả năng kiểm soát của người lãnh đạo. Trong hệ thống quản lý tập trung trước đây, nhà quản trị xác định cả tiêu chuẩn và phương pháp để đạt được các tiêu chuẩn đó. Trong hệ thống quản lý mới, các nhà quản lý thông báo hệ tiêu chuẩn nhưng họ cho phép nhân viên của mình (cá nhân hay nhóm) được vận dụng khả năng sáng tạo để quyết định phương pháp giải quyết vấn đề. Qúa trình kiểm tra ở đây cho phép nhà quản trị giám sát sự tiến bộ của nhân viên chứ không can thiệp vào công việc và phương hại đến quá trình sáng tạo của họ.

- Kiểm tra giúp tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường. Thay đổi là thuộc tính tất yếu của môi trường. Các thị trường luôn biến động, các đối thủ cạnh tranh liên tục giới thiệu những sản phẩm và dịch vụ mới để thu hút khách hàng; các vật liệu và công nghệ mới được phát minh, các kế hoạch, chính sách và pháp luật của nhà nước được ban hành, được điều chỉnh. Chức năng kiểm tra giúp nhà quản trị luôn nắm được bức tranh toàn cảnh về môi trường và có những phản ứng thích hợp trước các vấn đề và cơ hội thông qua việc phát minh kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.

- Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới. Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm tra khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định sự thành công của tổ chức. Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩn hóa để có thể trở thành mục đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp. Đồng thời kiểm tra giúp các nhà quản trị bắt đầu lại chu trình cải tiến mọi hoạt động của tổ chức thông qua việc xác định những vấn đề và cơ hội cho hệ thống.