Tồn kho có 4 loại: Tồn kho sản phẩm, tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu, tồn kho các mặt hàng linh tinh phục vụ cho sản xuất. Trong 4 loại này thì tồn kho sản phẩm liên quan nhiều với bộ phận marketing, có nghĩa là làm sao bán được nhiều hàng hơn để giảm mức tồn kho.

+ Tồn kho nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu tham gia vào các bộ phận cấu thành nên sản phẩm. Ví dụ thép dùng để chế tạo xe hơi là một ví dụ về loại này. Nguyên vật liệu thô của một ngành kỹ nghệ nào đó có thể là sản phẩm cuối cùng của một ngành khác.

+ Tồn kho sản phẩm dở dang:

Đó là các sản phẩm đang được biến thành thành phẩm từ nguyên vật liệu thô nhưng chưa xong, còn nằm trên đường dây sản xuất. Có khi sản phẩm đã làm xong rồi nhưng chưa bao bì đóng gói thì vẫn bị coi là sản phẩm dở dang, chưa xuất xưởng được. Đây được coi là tình trạng tồn kho thuần túy ở bất kỳ một điểm nào đó trong chu kỳ sản xuất.

+ Tồn kho thành phẩm:

Là mọi lô hàng sẵn sàng bán được.

+ Tồn kho các mặt hàng linh tinh:

Các mặt hàng công ty mua về không phải là thành phần của sản phẩm nhưng lại cần thiết để phục vụ cho sản xuất. Ví dụ văn phòng phẩm, dầu bôi trơn, công suất của máy phát điện dự trữ, dự phòng khi xí nghiệp mất điện (năng lượng tồn kho để chạy nhà máy).

Tồn kho là bất cứ một nguồn nhàn rỗi nào được giữ lại để sử dụng cho tương lai. Cũng có quan điểm cho rằng tồn kho là số lượng hàng hóa tự tạo trong kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu trong tương lai. Nhu cầu này có thể là sản phẩm của công ty mà cũng có thể là hàng cung cấp trong quá trình gia công.

Nếu Công ty có quan điểm lạc quan, tức không tính toán đến chi phí tồn kho thì họ tăng mức tồn kho lên nhằm đáp ứng nhu cầu trong tương lai, trong thời kỳ suy thoái thì giảm lượng tồn kho xuống.

Với quan điểm của người bán hàng, họ luôn muốn nâng cao mức tồn kho vì không muốn khách hàng phải chờ đợi lâu. Nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có tồn kho lớn, vì nhờ đó họ lập kế hoạch sản xuất được dễ dàng hơn. Tồn kho nhiều sẽ giảm được nguy cơ thiếu hàng khi máy móc hư hỏng hoặc thợ bỏ việc đột xuất.

Với quan điểm của những người tài vụ thì họ lại muốn tồn kho ở mức thấp nhất có thể, vì đồng tiền mắc kẹt ở tồn kho không chi tiêu vào mục đích khác được.

Chính vì vậy, việc kiểm tra tồn kho rất cần thiết, để đảm bảo tồn kho luôn ở mức vừa đủ. Vậy thế nào là tồn kho ở mức vừa đủ, tức đừng có quá nhiều mà cũng đừng có quá ít.

+ Nếu mức tồn kho quá cao: khiến giá thành tăng cao, khó cạnh tranh với đối thủ trên thị trường.

+ Tồn kho thấp sẽ gây mất doanh số bán hàng, tồn kho nguyên vật liệu thiếu sẽ gây trì trệ trong sản xuất.

Ở tình trạng tồn kho đơn thuần, một món hàng được mua hoặc sản xuất, được cất vào kho rồi sau đó mới được mang ra dùng trong quá trình gia công hoặc bán đi. Kho hàng bán sĩ và bán lẻ hoặc kho phân phối là ví dụ rõ ràng về tình trạng tồn kho đơn thuần này.

Giảng viên: Mai Thị Hồng Nhung