VAI TRÒ VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG LỄ TÂN NGOẠI GIAO

1.    Vai trò của lễ tân ngoại giao:

Tuy không phải là nội dung chủ yếu của họat động đối ngoại nhưng nó là công cụ không thể thiếu của hoạt động đối ngoại nói chung, của ngoại giao nói riêng. Công tác lễ tân tốt hay xấu đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động đối ngoại, thậm chí ảnh hưởng đến quan hệ quốc gia. Đây là một lĩnh vực hoạt động phức tạp, lại vừa tinh tế, đòi hỏi có tính khoa học, lại vừa mang tính nghệ thuật. Việc hiểu biết những kiến thức và quy định lễ tân là cần thiết, không chỉ đối với những người làm công tác lễ tân mà còn đối với tất cả những ai tham gia vào hoạt động đối ngoại nói chung và hoạt động ngoại giao nói riêng.

- giới thiệu và chuyển tải những đặc trưng văn hóa của dân tộc với thế giới.
Ứng xử như thế nào cho đúng trong quan hệ với nước ngoài là điều không đơn giản vì lẽ: nó liên quan đến chủ quyền và lợi ích quốc gia, uy tín và thể hiện dân tộc, đồng thời liên quan đến phong tục tập quán và các nền văn hóa khác nhau
- là phương tiện thực hiện và cụ thể hóa những nguyên tắc cơ bản của luật pháp quốc tế

+ Nguyên tắc chủ quyền quốc gia;

+ Nguyên tắc bình đẳng;

+ Nguyên tắc không phân biệt đối xử.

2. Đón tiếp khách nước ngoài

Thái độ đón tiếp:

Để cho việc đón tiếp đạt kết quả tốt, tức là đạt mục đích yêu cầu đón tiếp của ta, đáp ứng yêu cầu của khách, công tác lễ tân cần được tiến hành thật chu đáo, đúng luật pháp và tập quán quốc tế, phù hợp với từng loại đối tượng theo phương châm chung: hữu nghị, trọng thị, chu đáo, an toàn.

Công việc chuẩn bị: Thông thường quy trình đón tiếp bao gồm các bước sau:
Nắm thông tin chính xác về đoàn khách: để có được thông tin đầy đủ và chính xác về các mặt như: tính chất đoàn, mục đích chuyến thăm, cấp bậc trưởng đoàn, thành phần đoàn, thời gian và địa điểm đến, những điều cần chú ý trong giao tiếp ứng xử…

Lập đề án/kế hoạch cho từng hoạt động:

 Xác định mục đích, yêu cầu đón tiếp, mức độ và thành phần đón tiếp như: ai đón tại nơi khách đến (sân bay, sân ga, bến cảng, địa giới)… (thông thường, cơ quan đón cử lãnh đạo thấp hơn một hoặc hai cấp so với trưởng đoàn phía bạn đón); ai đón tiếp tại trụ sở làm việc/khách sạn (thông thường lãnh đạo ngang cấp với trưởng đoàn bạn).

Xây dựng kế hoạch đón tiếp càng cụ thể càng tốt

+ Chuẩn bị vật chất: ăn ở, đi lại, hội đàm, tham quan, giải trí, chiêu đãi, tặng phẩm…
+ Kế hoạch đón tiếp tại sân bay, tại địa giới, sân ga, bến cảng… (có tặng hoa không? Khi nào, ở đâu, tặng ai, ai tặng, chuẩn bị bao nhiêu xe ô tô, xếp khách ngồi xe thứ mấy, ngồi với ai, có phiên dịch trong xe không?);

+ Dự kiến chương trình hoạt động;

+ Liên hệ các cơ quan chức năng (sân bay, công an, báo chí, y tế) để phối hợp kế hoạch về lễ tân;

+ Phân công thực hiện và kiểm tra đôn đốc;

Một số lưu ý:

Khi chủ nhà đón tại nhà khách/khách sạn: sau khi bắt tay chào hỏi, tặng hoa xong thì mời khách vào phòng khách ít phút. Tại phòng khách, chủ nhà chủ động thăm hỏi sức khỏe, chúc mừng chuyến thăm, giới thiệu những người có mặt, thông báo sơ bộ chương trình chuyến thăm rồi mời khách về phòng nghỉ. Tâm lý chung của khách là muốn được nghỉ ngơi, thay trang phục sau chặng đường dài.
Về phòng tiếp khách: Phải thoáng khí, sáng sủa, sạch sẽ, trang trí lịch sự. Phòng tiếp khách nên để ghế kiểu salon; phòng hội đàm/làm việc thì kê bàn kiểu hội đàm. Trong phòng tiếp khách, nên bố trí để chủ và khách ngồi hướng ra phía cửa chính (khách ngồi bên tay phải chủ nhà, kiểu 1+). Trong phòng làm việc/hội đàm thì bố trí hai đoàn ngồi đối diện nhau. Trường hợp đông người có thể bố trí hàng ghế phía sau. Trên bàn làm việc/hội đàm, trứơc mặt mỗi người nên có bảng tên (có ghi tên và chức danh), giấy trắng, bút, nước suối…

Tặng quà-tặng hoa: Trong giao tiếp quốc tế, có nhiều trường hợp cần tặng hoa hay tặng quà nhằm mục đích thể hiện tình hữu nghị, tình cảm, sự ngưỡng mộ… trong những dịp đáng ghi nhớ.

 
Tặng hoa: Hoa phải tươi, không lòe loẹt, màu sắc thích hợp bối cảnh tặng, bao bì lịch sự. Cần tham khảo trước sở thích của khách như màu, mùi vị, loại hoa.
Khi đón một đoàn khách quốc tế, người tặng hoa nên là nữ giới ăn mặc lịch sự (áo dài hoặc vest), hoặc thiếu nhi. Nếu có phu nhân của trưởng đoàn cùng đi, tặng hoa cho cả hai người

Tặng quà: Tâm lý chung là khách đến thăm nơi nào cùng muốn có một món quà kỷ niệm đặc trưng về nơi đó. Vì vậy, quà tặng nên là những thứ nhẹ nhàng, mang tính kỷ niệm và tính độc đáo của dân tộc, địa phương hay đơn vị mình. Nhớ gỡ bỏ giá tiền của món quà trước khi tặng.

Có nhiều nơi, giá trị quà tặng không cao, nhưng quà tặng được bao gói rất lịch sự, sang trọng làm tăng gấp bội tính hấp dẫn đối với người nhận quà. Ví dụ, như đất nước Nhật Bản, Hàn Quốc nơi mà hình thức gói quà là một nghệ thuật rất kỳ công, nó có ý nghĩa ngang với món quà tặng. Ngoài ra, khi đóng gói quà cũng cần để ý đến những loại màu giấy gói, loại hộp cần tránh, gây mất tác dụng của quà tặng bên trong. Vì vậy, bên cạnh việc chọn lựa quà tặng, không nên xem thường mà cần đặc biệt chú ý đến việc gói quà.

 
Cách trao tặng:

 
- Thông thường tặng phẩm mang ý nghĩa tượng trưng (tặng cho khách chính) nên tặng trong cuộc đón tiếp chính thức, trước mặt báo đài. Chỉ cần đóng gói hờ để có thể mở nhanh cho báo chí quay phim, chụp ảnh, hoặc nếu tranh ảnh thì không đóng gói.
- Tặng phẩm cho từng thành viên trong đoàn: cán bộ lễ tân đem đến tận phòng ở của khách.
Cách ứng xử khi được tặng quà: nếu được tặng trực tiếp, có thể mở ra xem ngay, có lời khen món quà và cảm ơn người tặng. Nếu tặng phẩm đưa đến phòng ở, sẽ cảm ơn khi gặp người tặng.