Trong giao tiếp con người sử dụng “ ngôn ngữ” và cả “phương tiện phi ngôn ngữ”

a.Ngôn ngữ: là quá trình mà cá nhân  sử dụng một thứ tiếng để giao tiếp và tư duy. Cần chú ý  đến tất cả yếu tố của ngôn ngữ như: nội dung, ngữ pháp , phát âm, giọng nói, tốc độ nói, ngữ điệu, phong cách ngôn ngữ v.v…

- Phát âm chuẩn, không nói nhanh quá hoặc chậm quá,

- Nhịp độ nói cần lúc trầm, lúc bổng, có điểm nhấn mới hấp dẫn người nghe

- Lối nói lịch sự, đôi lúc dùng lối nói ẩn ý, tế nhị khéo léo

b. Phương tiện phi ngôn ngữ:

- Ánh mắt, nét mặt và nụ cười.

- Ăn mặc,trang điểm và trang sức :

+ Trang phục đứng đắn, phù hợp với hoan cảnh, trang nhã, lịch sự, chỉnh tề, phù hợp khổ người, màu da. Màu sắc, hoa văn và kiểu dáng.

+ Nữ giới khi tiếp khách nên trang điểm nhưng không nên loè loẹt, quá đậm

+ Nam giới chỉ mang cà vạt, vật tín chấp, không đeo trang sức

- Tư thế và động tác : tư thế ngồi dựa lưng vào ghế thích hợp với thủ trưởng ; ngồi chồm tới : tỏ sự quan tâm nhưng không vững vàng ; ngồi giữa ghề : là tư thế thích hợp với nhà quản trị

- Khoảng cách: Trong giao tiếp,khoảng cách giữa người đối thoại có ý nghĩa nhất định, diễn ra trong 4 khoảng cách:

+ Khoảng cách công cộng(khoảng trên 3,5m): khoảng cách này phù hợp với các cuộc tiếp xúc với đám đông tụ tập lại thành nhóm.

+ Khoảng cách xã hội (từ khoảng 1,2m – 3,5m).

+ Khoảng cách cá nhân (từ khoảng 0,45m-1,2m).

+ Khoảng cách thân mật.

- Kiểu bàn ghế:

+ Kiểu bàn hình chữ nhật : biểu hiện cho quyền lực, bàn càng dài thì quyền lực càng lớn. Vị trí đầu bàn, lưng ngồi không quay ra cửa là có vị trí ảnh hưởng nhất, vị trí càng gần người lãnh đạo là người có ưu thế , bên phải hơn bên trái.

+ Kiểu bàn tròn :Biểu hiện mối quan hệ bình đẳng, thoải mái, thân tình. Phù hợp vời những cuộc trao đổi , thảo luận giữa những người cùng địa vị và có thiện chí hợp tác với nhau.

+ Kiểu bàn hình vuông: Biểu hiện mối tương quan đối đầu, phòng thủ

- Quà tặng: là đồ có giá trị dùng để tặng hay làm quà lưu niệm cho khách.

+ Tặng đúng mục đích : Quà tặng đảm bảo mối quan hệ lâu dài, gợi nhớ chuyến đi, con người tiếp xúc

+ Đúng thời điểm: nên tặng vào lúc bắt đầu chuyến viếng thăm, tốt nhất là bằng cách kín đáo gửi đến nơi ở của khách.

+ Không phạm vào những kiêng kị truyền thống của người tặng, ví dụ: người Hàn quốc không tặng dao, kéo.., người Nhật không thích tặng trà, vật sắc, nhọn, người Đức không thích tặng rượu, người Vênêxuêla không dùng đồ vật có hình vỏ ốc làm quà tặng

+ Tôn trọng những nghi thức truyền thống như:Châu Âu đa phần không đóng gói quà tặng, người Nhật lại coi việc đóng gói và nghi thức trao quà là nghệ thuật giao tiếp tinh tế và nhiều ý nghĩa.

* Cần tránh những động tác sau:

- Dùng ngón tay chỉ vào mặt người khác

- Ngáp, vươn vai, dụi mắt, gãi đầu

- Cắn móng tay, ngoáy tai,xem đồng hồ

- Dẫm chân, rung đùi, vắt tay sau cổ

- Bỏ tay vào túi quần,huýt sáo

- Khi nói hếch cằm, nhả khói vào mặt người khác

Trương Hoàng Hoa Duyên