1.Tại sao cần đo lường hiệu suất mua hàng?

• Đánh giá hiệu suất mua hàng giúp đưa ra quyết định tốt hơn, vì nó xác định được sự sai lệch so với kết quả dự kiến. Những sai lệch này có thể được phân tích để tìm ra nguyên nhân và từ đó có hành động khắc phục, ngăn ngừa việc tái diễn trong tương lai.
• Giúp cải thiện giao tiếp với các bộ phận khác.Ví dụ, việc phân tích số lượng hóa đơn không thể đối chiếu với đơn đặt hàng mua có thể giúp đưa ra các thỏa thuận tốt hơn trong quy trình thanh toán, đồng thời nâng cao sự hiểu biết và phối hợp giữa bộ phận mua hàng và bộ phận tài chính – kế toán.
• Tạo ra tính minh bạch:Việc báo cáo định kỳ giữa kết quả thực tế và kế hoạch giúp người mua kiểm tra xem mục tiêu của mình có đạt được hay không. Điều này không chỉ cung cấp phản hồi mang tính xây dựng cho cá nhân người mua, mà còn cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo về hiệu suất làm việc của cá nhân và cả nhóm, qua đó góp phần nâng cao sự công nhận đối với bộ phận mua hàng.
• Góp phần nâng cao động lực làm việc:Nếu được thiết kế phù hợp, hệ thống đánh giá hiệu suất có thể đáp ứng nhu cầu cá nhân và động lực của nhân viên mua hàng. Nó có thể được sử dụng hiệu quả cho việc:
  • thiết lập mục tiêu có tính xây dựng,
  • các chương trình thúc đẩy tinh thần làm việc,
  • phát triển cá nhân trong lĩnh vực mua hàng

2.Chỉ tiêu đo lường hiệu suất mua hàng: Năm lĩnh vực trọng tâm

Hiệu quả mua hàng (purchasing effectiveness) có liên quan trực tiếp đến mục tiêu và nhiệm vụ của chức năng mua hàng.Dựa trên các nghiên cứu ta có năm chiều đo chính để đo lường và đánh giá hoạt động mua hàng bao gồm:

1. Chiều về giá cả/chi phí (Price/Cost Dimension): Tập trung vào khả năng của bộ phận mua hàng trong việc đạt được giá tốt nhất, tiết kiệm chi phí, và tối ưu hóa chi tiêu.
2. Chiều về sản phẩm/chất lượng (Product/Quality Dimension):Đánh giá mức độ phù hợp của nguyên vật liệu/sản phẩm mua vào về chất lượng, tính đồng nhất, và khả năng đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật.
3. Chiều về logistics (Logistics Dimension):Liên quan đến hiệu quả trong giao hàng đúng thời hạn, đúng địa điểm, đúng số lượng và mức độ phối hợp giữa nhà cung cấp – mua hàng – kho vận để đảm bảo luồng hàng ổn định.
4. Chiều về quan hệ với nhà cung cấp (Supplier Relationship Dimension):Đo lường khả năng phát triển, duy trì và cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp, bao gồm: độ tin cậy, sự hợp tác dài hạn, mức độ chia sẻ thông tin và đổi mới cùng nhau.
5. Chiều về tổ chức nội bộ (Organizational Dimension):Tập trung vào cách bộ phận mua hàng được tổ chức, hệ thống thông tin hỗ trợ, quy trình, hướng dẫn làm việc và năng lực của nhân viên mua hàng. Đây là yếu tố quyết định hiệu suất vận hành nội bộ và khả năng đáp ứng mục tiêu chiến lược.

Th.S Võ Thị Thanh Thương