“Định nghĩa về đàm phán đơn giản nhất, mỗi nguyện vọng thỏa mãn yêu cầu và mỗi nhu cầu tìm kiếm sự thỏa mãn, ít nhất đều nảy nở từ mầm mống của quá trình người ta triển khai đàm phán. Chỉ cần người ta vì muốn biến đổi quan hệ hỗ tương mà trao đổi với nhau về quan điểm, chỉ cần người ta muốn hiệp thương bàn bạc để đi đến nhất trí, là họ tiến hành đàm phán”. “Đàm phán thông thường tiến hành giữa cá nhân, họ hoặc vì bản thân mình, hoặc thay mặt cho đoàn thể có tổ chức, vì thế có thể coi đàm phán là bộ phận cấu thành của hành vi nhân loại, lịch sử đàm phán của nhân loại cũng lâu dài như lịch sử văn minh nhân loại”. (The Art of Negotiating- Nghệ thuật đàm phán)

“Đàm phán là phương tiện để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác. Đó là sự trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía bên kia có một số lợi ích chung và một số lợi ích đối kháng” (Fisher, R., Ury, W. Getting to Yes, 1991).

Đàm phán là hành vi và quá trình mà người ta muốn điều hòa quan hệ giữa hai bên, thỏa mãn nhu cầu của mỗi bên, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất. (Trương Tường - Nghệ thuật đàm phán thương vụ quốc tế - NXB Trẻ 1996).

Còn theo TS Đoàn Thị Hồng Vân – Đàm phán trong kinh doanh quốc tế, NXB Thống kê, 2001 “Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng, để đi đến một thoả thuận thống nhất”.

Các nhà lý luận về đàm phán đều hết sức coi trọng vai trò của khâu chuẩn bị đàm phán trong kinh doanh. Họ cho rằng chìa khoá của thành công trong đàm phán lànchuẩn bị và lên kết hoạch. Tài thuyết phục của đối phương, khảnnăng giao tiếp, sự nhanh nhạy trong đàm phán và một loạt các kỹnnăng cơ bản khác không thay thế được sự chuẩn bị, thậm chínkhông bù đắp nổi sự bất lợi do thiếu chuẩn bị gây ra. Nghĩa là, không có chuẩn bị, chắc chắn không có hy vọng đàm phán thành công ngay cả khi nhà đàm phán là người rất thạo việc. Ngược lại, có chuẩn bị chắc chắn, chỉ cần với một số kỹ năng đàm phán khiêm tốn, nhà đàm phán cũng có thể đi đến những kết quả chấp nhận được. Quá trình chuẩn bị đàm phán cần diễn ra theo một trình tự, cần có thời gian để thực hiện, và cần tuân thủ theo một phương pháp chuẩn bị nhất quán.

2.1.1.2. Chuẩn bị thông tin

 Trong thời đại ngày nay - thời đại của thông tin và bùng nổ thong tin, thì dù hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương hay bất kỳ lĩnh vực nào, người nắm bắt thong tin nhanh chóng nhất và chính xá nhất sẽ luôn luôn là người chiến thắng. Nội dung của những thong tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán hết sức phong phú

a. Thông tin về hàng hóa: Trước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ những mặt hàng kinh doanh, hiểu rõ giá trị, công dụng, quy cách, bao bì, phân loại…Bên cạnh đó, để chủ động trong giao dịch mua bán, còn cần phải nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, công nghệ sản xuất, chu kỳ sống sản phẩm, nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh…

b. Thông tin về thị trường:luật pháp và tập quán buôn bán, đặc điểm của nhu cầu trên thị trường, các loại thuế và chi phí, các nhân tố về chính trị xã hội, các điều kiện về khí hậu thời tiết.

c. Thông tin về đối tác:mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng; tổ chức nhân sự: tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyền quyết định; lịch làm việc: nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép; xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng đối tác, ví dụ:

Trong đàm phán mua bán, có thể chia khách hàng thành những loại sau:

- Khách hàng trọng giá cả: Là khách hàng tìm cách mua với giá thấp nhất với chất lượng ở mức tối thiểu. Họ không chấp nhận giá cao hơn để đổi lấy chất lượng cao hơn.

- Khách hàng trọng giá trị: Là loại khách hàng ngại chi phí cao và nhận thức rõ về sự chênh lệch chất lượng. Họ chỉ chấp nhận giá cao sau khi đã kiểm tra kỹ về chất lượng và so sánh sự chênh lệch về chi phí giữa các giải pháp thay thế.

- Khách hàng trung thành: Là khách hàng thường sãn sàng đánh đổi chi phí để lấy chất lượng mà họ đã biết rõ. Họ ngại rủi ro có thể xảy ra nếu với những đối tác mới.

- Khách hàng trọng tiện lợi: Là những khách hàng thích chọn nơi cung cấp tiện lợi nhất, khơng cần so sánh các giải pháp thay thế để tìm ra chênh lệch về chi phí và chất lượng.

d. Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh.

Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại. Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác.

Nguyễn Thị Thảo