Họp là quá trình tập hợp, thảo luận của một số người để giải quyết các vấn đề hoặc quyết định điều gì đó, từ đó xác định những hành động cần phải thực hiện. Một cuộc họp điển hình là cuộc họp có mục đích rõ ràng, có bản tóm tắt chương trình cuộc họp, danh sách những vấn đề sẽ được thảo luận và được gửi trước cho các thành viên tham dự.

Một cuộc họp hiệu quả là cuộc họp có thể tỏng hợp được kiến thức và sự đóng góp tất cả mọi người cho mục đích cuộc họp. Nếu không sẽ gây lãng phí rất lớn. Ngoài lãng phí thời gian của những người tham dự, cuộc họp không hiệu quả còn gây lãng phí về phòng ốc và các khoản chi phí phục vụ cho cuộc họp. Vì vậy không nên triệu tập một cuộc họp nếu không có mục đích rõ ràng, không cần ý kiến tập thể, có cách giải quyết khác tốt hơn và không nhất thiết đến định kỳ thì phải họp. Để thực hiện được điều này, các cuộc họp được tiến hành phải lưu ý vấn đề sau:

- Chỉ tiến hành khi thật sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của các quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra quyết định quản lý, điều hành;

- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của quản lý các bộ phận;

- Phải có chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến; đơn giản hóa quy định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương;

- Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý, kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý;

- Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị;

- Tất cả các quản lý phải có sổ ghi chép những nội dung quan trọng trong cuộc họp để tiến hành thực hiện, tốt nhất nên có sổ họp nội bộ. Mỗi lần tổ chức hay tham gia cuộc họp, quản lý cần ghi rõ các nội dung bao gồm ngày giờ, thành phần tham gia, nội dung triển khai, ý kiến của người tham gia, ký tên.

Phân loại cuộc họp

a. Họp giao ban

Họp giao ban là cuộc họp của giám đốc với các quản lý và nhân viên trực thuộc hàng tuần hoặc hàng tháng. Cuộc họp giao ban chỉ giải quyết các vấn đề liên bộ phận, nội dung trọng tâm công việc của tuần sau, các công việc chung còn tồn đọng trong tuần.

Tất cả thành viên tham gia cuộc họp có trách nhiệm ghi nhận vào sổ họp nội bộ, sau đó triển khai ngay cho nhân viên do mình quản lý

b. Họp của quản lý cấp trên và các quản lý hoặc nhân viên cấp dưới

Là cuộc họp của cấp trên với cấp dưới để giải quyết những công việc hàng tuần hoặc đột xuất để giải quyết công việc.

c. Họp của giám đốc với toàn thể nhân viên

Nội dung các cuộc họp này thường thông báo các chiến lược, kế hoạch, tương lai công ty, không ghi nhận các phản ánh tâm tư nguyện vọng của nhân viên.

d. Họp tham mưu, tư vấn

Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để quản lý các cấp nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của các quản lý và nhân viên cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền

e. Họp chuyên môn

Là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.

f. Họp triển khai của các quản lý với nhân viên

Quản lý các bộ phận hoặc người được ủy quyền tổ chức cuộc họp triển khai các cuộc họp, quyết định của cấp trên. Nội dung cuộc họp có thể bao gồm các nội dung sau đây:

- Triển khai các nội dung từ cuộc họp với Giám đốc hoặc các bộ phận liên quan.

- Nhắc nhở, giải thích các nghiệp vụ, quy định mà nhân viên đã thực hiện không đúng…

- Thông tin các công việc quan trọng…

Nội dung cuộc họp phải được ghi nhận trong sổ họp nội bộ. Quản lý phải đảm bảo tất cả các nhân viên liên quan phải được triển khai nội dung đầy đủ, người vắng mặt phải được triển khai bổ sung.

g. Họp tổng kết

Là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của các đơn vị trực thuộc công ty.

                                                                                                ThS. Nguyễn Thị Thảo