1. Chào hỏi khách

Khi khách đến chúng ta phải chào và đón khách với thái độ vui vẻ, niềm nở, lịch sự. Nếu có thể biết tên, nên chào đón khách bằng tên của họ.

Trường hợp 1

Khách đến lần đầu, người thư ký phải giới thiệu mình trước sau đó khéo léo hỏi tên khách hàng. Nếu khách đưa danh thiếp, thư ký phải trình cho giám đốc khi báo cáo về người đó

Trường hợp 2

Khách cấp trên hoặc khách tham dự quan trọng của doanh nghiệp, khi đến và lúc ra về, người thư ký phải đứng dậy, vui vẻ chào đón khách.

Trường hợp 3

Khách đến, thư ký đang bận điên thoại hoặc làm việc khác, không thể dừng lại được, thư ký vẫn  phải chào hỏi khách, để khách biết là thư ký sẽ tiếp mình ngay sau khi xong việc.

Trường hợp 4

Mỗi buổi sáng và mỗi buổi chiều, đầu giờ làm việc, khi giám đốc đi nagg qua bàn thư ký để vào phòng làm việc, người thư ký phải đứng dậy, chào thủ trưởng

2. Bày tỏ sự quan tâm

Thư ký phải bày tỏ thái độ quan tâm đến khách hàng, hãy trả lời đầy đủ các câu hỏi của khách. Thư ký nào luôn sốt sắng, tích cực trong công việc sẽ gây được ấn tượng tốt đẹp khi khách hàng tới doanh nghiệp

3. Phải biết tên, nơi làm việc, mục đích đến thăm của khách

Tại hầu hết các doanh nghiệp, tất cả khách đến liên hệ đều phải ghi tên khách vào sổ (bao gồm: tên khách, nghề nghiệp, địa chỉ, ý do, và quyết định sau cuộc gặp)

4. Không nên ngắt quãng hay kết thúc sớm cuộc đàm phán của cấp trên

Trong lúc cấp trên đang tiếp khách, chúng ta nên cố tránh hết sức đừng phá ngang cuộc đàm thoại, nói chuyện của cấp trên, ngoại trừ trường hợp:

Trường hợp giám đốc phải trả lời các cuộc điện thoại quan trọng, thư ký phải xin lỗi khách và thông báo cho giám đốc là giám đốc phải trả lời điện thoại ngay.

Trường hợp giám đốc phải dự các cuộc họp quan trọng hoặc phải kết thúc tiếp khách để giải quyết các công việc cần thiết, thư ký phải xin lỗi khách, hoặc có thể ghi phiếu nhắn tin, thông báo cho giám đốc biết và giám đốc tự kết thúc cuộc nói chuyện

Đối với những vị khách hay ngồi quá lâu hoặc quá giờ quy định, thư ký phải giúp giám đốc mời khéo khách ra về

Thư ký có thể thỏa thuận trước với giám đốc một phương pháp nào đó để khi hết giờ quy đinh hoặc có điều gì quan trọng thư ký có thể thông báo co giám đốc biết mà không gây ra sự phật ý cho khách.

5. Phòng đợi

Trong trường hợp khách phải ngồi đợi, thư ký phải nêu rõ lý do và lịch sự mời khách vô phòng đợi để chờ đến lượt vào gặp giám đốc. Thư ký phải cố làm thế nào để khách không cảm thấy khó chịu. Phòng đợi phải sáng sủa và thoáng mát, phải được trang hoàng đẹp. Có nước trà, nước suối,…và có nhiều sách, báo, tạp chí, cataloge…cho khách xem.

Sau khi khách đã ra đi, thư ký phải sắp xếp lại tài liệu và bàn trà cho trật tự, ngăn nắp.

6. Thường trực tại nơi làm việc

Không bao giờ thư ký nên rời nơi làm việc mà không nhờ người khác thay thế. Đặc biêt khi giám đốc đang tiếp khách, thư ký không nên rời khỏi phòng. Công việc tiếp khách rất quan trọng và chỉ có lương tâm nghề nghiệp mới có thể hoàn thành công việc của mình một cách mỹ mãn.

7. Ghi biên bản các buổi bàn bạc: Khi giám đốc yêu cầu

                                                                                                                                                                                                                                                            ThS. Nguyễn Thị Thảo