1.1. Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa.

·        Cần dùng từ đúng nghĩa từ vựng sao cho từ phải biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiện.

·        Không dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa.

·        Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp.

·        Đặt từ vào đúng vị trí ngữ pháp của từ đó trong quan hệ với những từ khác trong câu.

1.2. Sử dụng từ đúng văn phong hành chính

·        Sử dụng từ ngữ phổ thông, trung tính thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ.

·        Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới.

·        Không dùng từ ngữ địa phương, chỉ dùng những từ ngữ địa phương chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thông.

·        Không dùng tiếng lóng, từ thông tục vì chúng làm mất đi tính trang trọng, uy nghi và nghiêm túc của văn bản.

·        Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành: Đó là những thuật ngữchỉtên gọi các tổchức bộmáy nhà nước, chức vụ, lĩnh vực hoạt động hành chính như: bộ, sở, ban, vụ, cục, phòng; chủ tịch, thủ trưởng, bộ trưởng, trưởng ban; các thuật ngữ pháp lý như: nguyên đơn, bị đơn, quy phạm, lập pháp, lập quy...

·        Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán-Việt và các từ gốc nước ngoài khác.

1.3. Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt.

·        Văn bản quản lý nhà nước còn phải được viết đúng chính tả tiếng Việt. Chính tả là một vấn đề có tính chất phổ quát đối với mọi thứ chữ viết ghi âm hiện nay trên thế giới. Với tiếng Việt, chính tả về cơ bản đã thống nhất trên toàn quốc từ rất lâu. Giọng nói ba miền Bắc, Trung, Nam tuy có khác nhau về âm sắc nhưng đều hướng tới một chính tả chung.

·        Riêng về viết hoa có thể thấy hiện nay còn có quá nhiều bất cập, đặc biệt là khi viết hoa tên các cơ quan, tổ chức, các chức danh, khi muốn bày tỏ lòng tôn kính. Việc viết hoa tràn lan như hiện nay không những chỉ thể hiện những khiếm khuyết mang tính ngôn ngữ của những quy tắc chính tả, mà trên phương diện nào đó làm giảm một phần đáng kể tính uy nghi của văn bản như một công cụ quan trọng biểu hiện quyền lực nhà nước. Do đó, cần nghiên cứu kỹ lưỡng, song khẩn trương để sớm có được những quy định chặt chẽ trong lĩnh vực này. Để phần nào giải quyết vấn đề này, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ đã ra Quyết định  số 09/1998/QĐ-VPCP ban hành kèm theo Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ.

·        Theo bản Quy định nêu trên việc viết hoa trong văn bản cần phải đảm bảo đúng với ngữ pháp và chính tả tiếng Việt phổ thông, theo cách viết thông dụng trong các văn kiện của Đảng, Nhà nước đang được đa số các cơ quan và các nhà ngôn ngữ học tiếng Việt chấp nhận, giảm tối đa các chữ viết hoa và tạo thuận lợi cho cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn bản.

Trương Hoàng Hoa Duyên - Khoa QTKD