Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận thì có cách bố trí theo:

          - Văn phòng bố trí kín (văn phòng chia nhỏ)

Đây là cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạch từng phòng, bộ phận với tường xây ngăn cách có cửa ra vào có thể đóng kín, khó khi cần thiết.

          Bố trí theo kiểu này có ưu điểm là bảo đảm sự độc lập giữa các bộ phận, không gây ồn ào mất trật tự, đáp ứng được yêu cầu bí mật thông tin cần thiết. Tuy nhiên nó lại vấp phải nhược điểm là tốn diện tích sử dụng mặt bằng, thiếu năng động, chi phí lắp đặt lớn, tốn thời gian di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng. Mặt khác, người phụ trách rất khó kiểm soát được hoạt động của nhân viên.

          - Văn phòng bố trí mở

          Trong thực tế, kiểu bố trí văn phòng chia nhỏ đang dần dần thu hẹp thay vào đó là kiểu văn phòng bố trí mở. Toàn văn phòng là một không gian rộng lớn được ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụ thích hợp. Bố trí văn phòng theo kiểu này có nhiều ưu điểm như: tận dụng được diện tích mặt bằng tối đa vì không có tường ngăn, diện tích được điều chỉnh theo số lượng người nhằm tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất, cơ động do không có tường ngăn nên dễ bố trí lại khi cần thiết vừa nhanh vừa giảm phí tổn. Do có thể bố trí các nhóm nhân viên phụ trách các công việc liên quan với nhau sát cạnh nhau nên giảm thiểu được thời gian, công sức cho việc di chuyển, nâng cao hiểu quả công việc. Mặt khác, bố trí theo kiểu này, nhân viên có điều kiện gần gũi nhau hơn, nguwoif phụ trách có thể quán xuyến theo dõi nhân viên của mình. Tuy nhiên, bố trí theo kiểu mở có nhược điểm như gây ồn ào ảnh hưởng đến xung quanh, giảm sự tập trung trong công việc, khó đảm bảo bí mật thông tin khi cần thiết.

          - Văn phòng bố trí hỗn hợp

          Để tận dụng ưu điểm và hạn chế nhược điểm của hai cách bố trí trên, người ta có thể áp dụng cách bố trí hỗn hợp: có bộ phận của văn phòng bố trí kiểu kín, có bộ phận bố trí mở.

          Dù thế nào chúng ta cần bố trí các bộ phận phòng ban theo luồng công việc nhằm tối tiểu hóa việc di chuyển khi bàn giao tài liệu hay trao đổi công việc. Cách bố trí như vậy vừa tiết kiệm thời gian, diện tích, vừa tránh tình trạng thất lạc giấy tờ, tài liệu.

          Và cũng cần hạn chế sử dụng phòng riêng (bố trí kín). Thay vào đó là sử dụng các vách ngăn để ngăn cách chỗ làm việc riêng của từng nhân viên (bố trí mở). Kích thước, độ cao thấp của từng loại vách ngăn tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại công việc và điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan đơn vị

                                                                            ThS. Nguyễn Thị Thảo