Giao tiếp nhóm liên quan đến việc trao đổi thông tin với các thành viên khác trong một nhóm. Trong môi trường kinh doanh, các nhóm thường sử dụng cách thức này để chia sẻ kiến thức, đặt mục tiêu và hỗ trợ lẫn nhau. Mặc dù quy mô nhóm có thể khác nhau, nhưng chúng thường bao gồm ít nhất ba người. Tương tác nhóm có thể mang lại lợi ích cho các nhóm thuộc mọi quy mô. Khi các nhóm giao tiếp hiệu quả, họ có thể trao đổi thông tin quan trọng hướng tới các mục tiêu chung. Có nhiều cách để các nhóm có thể giao tiếp với nhau. Điều quan trọng là phải chọn một phương pháp giao tiếp phù hợp với hầu hết các thành viên để giúp đảm bảo mọi người nhận và hiểu thông tin được chia sẻ. Bởi vì các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp hiệu quả hơn bằng cách sử dụng nhiều phương pháp, nên có thể cần phải thử các phương pháp khác nhau để đạt được mục tiêu của nhóm. Chẳng hạn, một trưởng nhóm có thể muốn tổ chức các cuộc họp hàng tuần hoặc định kỳ để thảo luận về thành tích của nhóm và liên lạc thường xuyên qua email. Sau đây là một số mẹo bạn có thể xem xét nhằm khuyến khích giao tiếp hiệu quả trong nhóm:

Khuyến khích đối thoại cởi mở

Trước khi bắt đầu thực hiện một nhiệm vụ, các thành viên trong nhóm có thể muốn gặp nhau bằng một trong nhiều phương pháp giao tiếp để thảo luận về dự án. Giao tiếp cởi mở có thể giúp nhóm của bạn cảm thấy được trao quyền nhiều hơn để bày tỏ quan điểm và ý tưởng của họ với đồng nghiệp. Bạn có thể phát triển một chính sách yêu cầu các thành viên xem xét tất cả các đề xuất mà không phán xét hoặc thiên vị. Loại chính sách này có thể giúp người tham gia cảm thấy thoải mái hơn khi thảo luận trong nhóm.

 Giao trách nhiệm

Khi làm việc theo nhóm, có thể hữu ích nếu giao cho mỗi thành viên một công việc hoặc nhiệm vụ để giúp đảm bảo rằng nhóm hoàn thành nhiệm vụ chung một cách hiệu quả. Bạn có thể phân bổ thời gian khi bắt đầu dự án để xác định mục tiêu, phác thảo các giai đoạn quan trọng cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đó và chọn một thành viên trong nhóm để giám sát từng giai đoạn. Bằng cách giao trách nhiệm rõ ràng, xác định cho từng thành viên trong nhóm, bạn có thể giảm thiểu bất kỳ sự không chắc chắn hoặc hiểu lầm nào về vai trò của họ trong nhóm đồng thời tạo ra tinh thần trách nhiệm ở mỗi thành viên để cùng hướng tới mục tiêu chung.

 Nhấn mạnh tinh thần đồng đội

Trong hầu hết các cài đặt nhóm, hiệu suất của nhóm phụ thuộc vào việc các cá nhân làm việc cùng nhau tốt như thế nào. Điều quan trọng là phải thấm nhuần ý thức đoàn kết giữa các thành viên, để họ cảm thấy được khuyến khích đóng góp vào thành công chung. Các nhóm có tinh thần đoàn kết mạnh mẽ có thể giao tiếp hiệu quả hơn và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Các thành viên trong nhóm cũng có thể cảm thấy có xu hướng hỗ trợ lẫn nhau với nhiều trách nhiệm khác nhau để nhóm có thể tiến tới mục tiêu cuối cùng của mình.

Tham gia lắng nghe tích cực

Lắng nghe tích cực liên quan đến việc chú ý đến những gì người nói nói thay vì chỉ nghe họ nói. Nó cũng liên quan đến việc nhận ra các manh mối phi ngôn ngữ, chẳng hạn như ngôn ngữ cơ thể, giọng nói và nét mặt. Lắng nghe tích cực thường là một thành phần quan trọng của giao tiếp hiệu quả. Thực hiện phương pháp giao tiếp này trong nhóm của bạn có thể giúp nhân viên cảm thấy được hiểu và công nhận nhiều hơn, điều này có thể thúc đẩy họ đóng góp nhiều hơn.

Đưa ra phản hồi tích cực

Phản hồi tích cực cho phép các nhà quản lý làm nổi bật những cách mà nhân viên thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả. Mặc dù nhiều tổ chức có thể nhận ra giá trị của những lời chỉ trích mang tính xây dựng, nhưng việc cung cấp phản hồi tích cực cho các thành viên trong nhóm cũng rất quan trọng. Làm điều này có thể giúp cải thiện giao tiếp và tăng năng suất, vì các thành viên trong nhóm có thể tìm hiểu những gì họ đang làm đúng và duy trì hoặc thậm chí cải thiện mức năng suất đó.

Triệu tập các cuộc họp trực tiếp

Mặc dù việc gửi email để chuyển tiếp tin nhắn có thể dễ dàng, nhưng không phải mọi thứ bạn định truyền đạt đều có thể xuất hiện qua văn bản. Các buổi gặp mặt trực tiếp có thể tạo cơ hội để giải thích rõ hơn. Những cuộc họp trực tiếp này cũng có thể khuyến khích các thành viên giải thích thông tin theo những cách hiệu quả và thiết thực hơn.