Hoạch định ngân quỹ là một phần của sơ đồ kiểm soát-thực hiện-hoạch định-dự báo của hệ thống quản lí thông tin. Đây là cơ sở cho các kế hoạch tài chính hoặc kế hoạch khác. Không hoạch định cho tương lai tốt hơn bất kì sự đánh giá nào về những gì tương lai mang lại. Một CFO có thể kiểm tra việc hoạch định ngân quỹ đối với các giai đoạn liên tiếp và so sánh với doanh thu dự báo với doanh thu thực cho cùng một thời kì. Nếu có bất kì sự khác nhau nghiêm trọng nào mô hình dự báo và các thủ tục cần được chỉnh sửa.

Phần lớn một bảng hoạch định ngân quỹ thường nói đến nhiều vấn đề như (1) thu thập các khoản phải thu đối với hàng hoá hoặc dịch vụ đã bán; (2) các khoản phải trả đối với lao động, nguyên vật liệu; nguồn cung cấp cho việc sản xuất sản phẩm của công ty; (3) kế hoạch đầu ra sản phẩm; và (4) các chi phí khác. Các khoản phải thu, các khoản phải trả, kế toán chi phí, dữ liệu sản xuất, và các phần khác của hệ thống quản lí thông tin theo dõi số lượng thực tế của những khoản này. Khi giá trị thực tế khác xa so với giá trị hoạch định, một CFO nên yêu cầu các bộ phận mắc lỗi đưa ra hành động khắc phục càng sớm càng tốt.

Hoạch định nguồn lực kinh doanh

Hệ thống hoạch định nguồn lực kinh doanh (ERP) là một hệ thống phần mềm máy tính lớn được sử dụng để quản lí và phối hợp các nguồn lực và các chức năng của công ty dựa trên thông tin được chia sẻ từ kho dữ liệu.

Hệ thống ERP mở ra giai đoạn từ hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) được sử dụng trong suốt cuối những năm 1960 đầu năm 1970 để tính toán nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, thông qua hệ thống sau này của MRP để lên kế hoạch cho việc sử dụng nguyên vật liệu, công cụ nhà xưởng và nhân công; và cuối cùng là đỉnh điểm trong khái niệm và sự thực thi tổng thể của hệ thống MRP ngày nay.

Hệ thống ERP là một hệ thống đa chức năng. Chúng phối hợp với chức năng tài chính như là cuốn sổ cái (các dữ liệu kế toán chính của một công ty, lưu trữ các tài khoản như là tài sản ngắn hạn, tài sản cố định, nợ phải trả, doanh thu và chi phí), quản lí và hoạch định ngân quỹ, các khoản phải thu, các khoản phải trả và tài sản cố định.

Bên cạnh chức năng tài chính, hệ thống ERP bao gồm quản lí và sự thu mua hàng hoá và dịch vụ; vận hành sản xuất và dịch vụ, tồn kho nguyên vật liệu, cung ứng và sản phẩm hoàn thành, kiểm soát chất lượng của sản phẩm mới và sản phẩm hoàn thành và dịch vụ; nguồn nhân lực và quan hệ khách hàng.

Các thành phần trong hệ thống ERP bao gồm (1) kho dữ liệu khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên cho việc nhập và xuất dữ liệu; (2) hệ thống kiểm soát việc truy cập dữ liệu để giới hạn người dùng có quyền hạn thích hợp; (3) sữa chữa theo yêu cầu của khách hàng để mở rộng hoặc thay đổi chức năng phục hồi và dòng thông tin phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty.

Hệ thống ERP căn bản là hệ thống liên kết với quy mô lớn, đây là sự kết hợp các chức năng cơ bản của việc truy cập dữ liệu, phân tích và báo cáo dữ liệu có thể được làm với phần mềm Mcrosoft Excel.

Kế hoạch hoạt động và hoạch định ngân quỹ

Bên cạnh là một kế hoạch tài chính, hoạch định ngân quỹ còn là một kế hoạch hoạt động và hoạch định hoạt động. Các nhân tố chính của bảng hoạch định ngân quỹ có thể được tổ chức trong mô hình theo các tổ chức hoặc chức năng của chúng. One module covers such mkt information as dự báo doanh thu về nhu cầu của khách hàng. Một mô hình khác bao gồm tổ chức sản xuất hoặc hoạt động của công ty và chỉ ra đơn vị sản phẩm đầu ra của mỗi thời kì và dòng sản phẩm ra vào nhà kho hoặc việc nắm giữ tài sản khác. Mô hình thứ ba bao gồm báo cáo và quản lí tài chính về dòng ngân quỹ vào, ra.

Chỉnh sửa và cập nhập

Một bản hoạch định ngân quỹ được cập nhập như thế nào? Nhiều sinh viên xem xét bản hoạch định ngân quỹ như là một kế hoạch trong một năm nên được cập nhập hằng năm. Một người thông minh hơn sẽ nhận ra rằng, nó nên được cập nhập ít nhất mỗi tháng một lần, điều này phù hợp với giai đoạn 30 ngày cho những thương phiếu ngắn hạn.

Công nghệ thông tin (IT) là những gì làm cho việc cập nhập trở nên thường xuyên. IT đã cách mạng hoá theo cách mà nhiều công ty đã làm. Nó chuyển đổi thông tin nhanh chóng và chính xác theo từng dung lượng của dữ liệu hơn là lượng giấy. Nó đã giúp phối hợp nhiều kế hoạch và hành động khắp các bộ phận công ty và mạng lưới nhà cung cấp. Nó làm việc giữa các phòng ban trong cùng một toà nhà, và giữa các công ty trên hai phía đối nghịch nhau trên thế giới.

Công nghệ thông tin đã cải tiến năng lực sản xuất của nhiều công ty đối với việc sản xuất hàng hoá và gia tăng hiệu quả trong việc phục vụ khách hàng. Sự phát triển của nhiều loại mô hình chương trình khác nhau đối với tài chính, marketing và quản lí hoạt động, và sự thay đổi của mạng lưới máy tính trong việc chia sẻ thông tin đã thành những khía cạnh cố định trong kinh doanh.

Putting out fires before they start ( tránh khỏi nguy hiểm khi chúng ta bắt đầu)

Cập nhập thường xuyên và phản ứng nhanh chóng là kĩ năng của một người quản lí tốt. Cập nhập định kì tận dụng những dữ liệu gần đây nhất về doanh thu thực tế, và hiệu quản hoạt động. Cập nhập thường xuyên trên một hệ thống thông tin quản lí, cái mà kết hợp các kết quả từ những bộ phận khác nhau của công ty để việc cập nhập được thực hiện một cách tự động khi dữ liệu mới được đưa vào. Việc thưởng phạt kiểm soát quản lí và cao hơn lợi nhuận. Hệ thống Cisco, mạng lưới hệ thống khổng lồ, là một ví dụ về công nghệ thông tin đang được sử dụng để vận hành. Cisco sử dụng hệ thống báo cáo tài chính trên internet có bản quyền cho phép Cisco tiếp cận với sổ sách và tạo ra một bảng cân đối kế toán và báo cáo hoạt động kinh doanh hoàn chỉnh, kèm theo thu nhập sau thuế, những việc cơ bản hàng ngày công ty không thực hiện nhiều hơn so với công việc hàng tháng hàng quý. Công ty có thể có các báo báo hàng giờ về doanh thu, đơn đặt hàng, lợi nhuận gộp, và chi phí hoạt động. Cisco đưa người quản lí tài khoản một mục tiêu doanh số hàng ngày, và giám sát sự thực hiện của họ hàng ngày.

Người quản lí tốt đặt mọi thứ lên trên và sủa chữa sai xót trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng. Một giáo viên đã từng nói “Phòng bệnh hơn chữa bệnh”. Hoạch định ngân quỹ có thể làm cho người quản lí nhận ra khi nào “phòng bệnh” là cần thiết.

Tỉ lệ lãi suất

Tỉ lệ lãi suất hợp lí một công ty trả cho khoản vay hoặc nhận từ tiền cho vay của mình bao nhiêu là thích hợp? Lãi suất liên bang là lãi suất của ngân hàng lớn trả cho khoản tiền quỹ của họ. Cục Dự trữ liên bang đã đưa những thông tin này hàng ngày trên internet, kèm theo lãi suất cơ bản và lãi suất cho những thương phiếu, chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu kho bạc v.v.v. bạn có thể truy cập thông tin tại website hoặc ở cục Dự trữ liên bang (www.federalreserve.gov/release/cp/) hoặc ngân hàng liên bang New York (www.ny.frb.org/pihome/mktrates/dlyrates).

Tỉ lệ mà ngân hàng tính cho các khoản vay thương mại nhỏ $100,000 hoặc ít hơn trung bình 4.22% cao hơn so với lãi suất liên ngân hàng. Ví dụ, nếu lãi suất hiện tại của lãi suất liên ngân hàng là 6.5%, thì tỉ lệ lãi suất cho các khoản vay thương mại nhỏ là 10.72%. Phụ thuộc vào điều kiện kinh tế và sự cạnh tranh giữa các ngân hàng, nhưng tỉ lệ ít khi lệch xa so với 4.22%. Sự chênh lệch thấp nhất là 3.55% vào năm 1989, khi tỉ lệ lãi suất trong suốt thời gian này là 13.39%, và cao nhất là 5.06% năm 1992. (Business Week, March 29, 1999). Sự chênh lệch cho từng khoản vay cụ thể khác nhau trong những điều kiện khác nhau. Nếu một công ty ở trong tình trạng tài chính xấu, thì ngân hàng sẽ tang điều chỉnh lãi suất tăng lên.

Các công ty thường điều chỉnh xoay tròn các khoản tín dụng đối với ngân hàng. Điều này là dễ hiểu, chính thức hoặc phi chính thức, ngân hàng cho thấy được sự cân bằng khoản vay tối đa mà ngân hàng cho phép ở bất kì thời gian nào./.

ThS. Nguyễn Huy Tuân