Sự cần thiết và ý nghĩa quản trị nợ phải thu

1.Sự cần thiết:

– Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, do nhiều nguyên nhân luôn tồn tại các khoản vốn trong thanh toán (các khoản phải thu, tạm ứng…).Trong số các khoản phải thu, khoản phải thu từ khách hàng chiếm  tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và có tính chất chu kỳ.

– Sự tồn tại các khoản phải thu xuất phát từ các lý do chủ yếu sau:

*  Do doanh nghiệp thực hiện chính sách bán chịu để thu hút khách hàng, đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh;

*  Do xu hướng của hình thức thanh toán không dùng tiền mặt.

– Bất lợi khi thực hiện mở rộng chính sách tín dụng

* Phát sinh các chi phí quản lý, thu hồi nợ, chi phí nhân viên quản lý;

*  Doanh nghiệp có thể gánh chịu rủi ro mất vốn do không thu hồi được nợ;

*  Kìm hãm tốc độ chu chuyển của VLĐ, ứ đọng vốn khâu lưu thông, làm thiếu vốn khâu sản xuất.

*  Doanh nghiệp bị mất chi phí cơ hội của vốn.

Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bán chịu sản phẩm một cách hợp lý nhằm tạo ra những điều kiện đẩy mạnh tiêu thụ, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp, hạn chế thấp nhất các thiệt hại và mức độ rủi ro mất vốn.

2. Các nhân tố ảnh hưởng tới quy mô các khoản phải thu của doanh nghiệp gồm:

- Quy mô sản phẩm – hàng hoá bán chịu cho khách hàng;

-  Tính chất thời vụ của việc tiêu thụ sản phẩm trong các doanh nghiệp;

- Mức giới hạn nợ của doanh nghiệp cho khách hàng;

-  Mức độ quan hệ và độ tín nhiệm của khách hàng với doanh nghiệp.

3.Chính sách tín dụng

Các điều kiện kinh tế và chính sách tín dụng là những ảnh hưởng chủ yếu đến độ lớn các khoản phải thu của công ty. Các điều kiện kinh tế vượt quá khả năng chi phối của nhà quản trị, còn các chính tín dụng sẽ là cách mà họ tác động đến độ lớn của các khoản phải thu trên cơ sở cân nhắc rủi ro và tính sinh lợi.

Ta biết rằng, nếu hạ thấp các tiêu chuẩn chất lượng của tín dụng, mở rộng tín dụng sẽ kích thích nhu cầu, tăng sản lượng, tăng lợi nhuận bên cạnh đó các chi phí gắn với khoản phải thu tăng. Do đó, chính sách tín dụng cần phải được cân nhắc và lựa chọn kỹ lưỡng. Các biến số của chính sách tín dụng bao gồm:

- Xác định tiêu chuẩn tín dụng

- Quyết định thời hạn và suất chiếc khấu

- Xây dựng chính sách thu nợ

Người quản trị tín dụng có trách nhiệm xây dựng chính sách tín dụng cho công ty phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Tuy nhiên, ảnh hưởng của nó lại liên quan đến các bộ phận khác nhau như: tài chính, tiếp thị và sản xuất. Sau đây là những ảnh hưởng thuận lợi và bất lợi khi mở rộng chính sách tín dụng:

*  Thuận lợi:

- Doanh số bán hàng tăng lên, giảm lượng hàng tồn kho không cần thiết.

- Duy trì mối quan hệ thường xuyên với khách hàng truyền thống và tìm kiếm thêm những khách hàng mới.

- Tạo danh tiếng và làm cho khách hàng mua thường xuyên hơn.

- Các thủ tục cấp phát tín dụng tương đối đơn giản.

*  Bất lợi:

- Vốn đọng lại trong hàng hóa mà khách hàng đã mua.

- Có thể phát sinh chi phí tiền lãi mà công ty vay để mở rộng tín dụng.

- Một số khách hàng thanh toán trễ, và dẫn đến mất mát không đòi được nợ.

- Phát sinh thêm các chi phí mở rộng tín dụng và thu hồi nợ.

a. Xác định tiêu chuẩn tín dụng.

Tiêu chuẩn tín dụng xác định mức độ chấp nhận đối với các yêu cầu tín dụng. Về mặt lý luận tiêu chuẩn tín dụng có thể hạ thấp đến mức mà tính sinh lợi của lượng bán tăng thêm vượt quá chi phí cho khoản phải thu tăng thêm.

Chi phí tăng thêm khi hạ thấp tiêu chuẩn tín dụng gồm:

-  Tăng chi phí cho hàng bán tín dụng.

-   Chi phí văn phòng: kiểm tra phiếu nợ, chi phí phục vụ cho khoản phải thu.

-   Chi phí mất mát.

Khả năng sinh lợi bằng lợi nhuận ròng trừ đi chi phí tăng thêm.

Như vậy, chi phí cơ hội có thể xuất hiện từ việc tăng khối lượng bán và làm chậm trễ thời hạn thanh toán từ khách hàng: chính sách tín dụng tối ưu bao gồm việc mở tín dụng sao cho khả năng sinh lợi biên tăng thêm ở lượng bán tăng thêm cân bằng với chi phí cần thiết của lượng đầu tư tăng thêm vào khoản phải thu này.

Các tiêu chuẩn tín dụng dựa trên cơ sở đánh giá các yếu tố của khách hàng tiềm năng bao gồm:

- Các thành tích tín dụng quá khứ.

-  Tình trạng tài chính hiện tại.

- Các đánh giá của giới tài chính.

b. Thời hạn tín dụng.

Thời hạn tín dụng xác định độ dài thời kỳ tín dụng và thời hạn trong đó sẽ chấp nhận một tỷ lệ giảm giá. Ví dụ: “2/10 net 30” được ghi trên hoá đơn có nghĩa là thời kỳ tín dụng cho khoản thanh toán là trong phạm vi 30 ngày kể từ ngày ghi hoá đơn, chiếc khấu giảm giá là 2% cho việc thanh toán trước trong phạm vi 10 ngày đầu.

Thời kỳ bán tín dụng và chiếc khấu giảm giá phải được cân nhắc trên cơ sở lợi nhuận ròng tăng thêm.

Mở rộng tiêu chuẩn tín dụng có thể phải bao hàm một sự chấp nhận rủi ro không đòi nợ được. Trong những trường hợp như vậy có thể coi sự mất mát này như là một chi phí được cộng thêm vào trong quá trình thanh toán, thông thường mất mát được tính bằng tỷ lệ % so với doanh thu.

c. Thời hạn chiết khấu, tỷ lệ chiết khấu.

Nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền nhanh, các doanh nghiệp có thể cân nhắc một tỷ lệ chiết khấu giảm giá hợp lý. Khi thực hiện chính sách này, sẽ giúp cho doanh nghiệp thu nợ nhanh hơn, từ đó làm giảm chi phí vốn đầu tư vào khoản phải thu. Bên cạnh đó, tỷ lệ chiếc khấu cũng gây ra những tổn thất cho công ty, do doanh số giảm, từ đó làm giảm lợi nhuận của công ty.

Việc cân nhắc có nên áp dụng chính sách chiếc khấu sẽ dựa trên sự cân nhắc giữa chí phí vốn giảm xuống và tổn thất do chiếc khấu giảm giá. Nếu lợi nhuận ròng biên tăng lên khi so sánh giữa 2 nội dung này, thì ta nên áp dụng chính sách chiếc khấu, còn ngược lại thì không nên thực hiện chính sách chiếc khấu này.

Đối với khách hàng, họ sẽ cân nhắc giữa chi phí cơ hội vốn của mình và lợi nhuận tăng lên do hưởng chiếc khấu để cân nhắc giữa việc chấp nhận hay không chấp nhận chiếc khấu.

 4. Các biện pháp quản lý nợ phải thu

– Xây dựng và ban hành quy chế quản lý các khoản nợ phải thu, phân công và xác định rõ trách nhiệm của tập thể, cá nhân trong việc theo dõi, thu hồi, thanh toán các khoản công nợ.

– Mở sổ chi tiết theo dõi các khoản nợ phải thu trong và ngoài DN theo từng đối tượng nợ, thường xuyên phân loại nợ, đôn đốc thu hồi nợ đúng hạn.

– Có biện pháp phòng ngừa rủi ro thanh toán: lựa chọn khách hàng, xác định mức tín dụng thương mại, yêu cầu đặt cọc, tạm ứng hay trả trước một phần tiền hàng.

– Thực hiện chính sách bán chịu đúng đắn với từng khách hàng trên cơ sở xem xét khả năng thanh toán, vị thế tín dụng của khách hàng… 

– Phải có sự ràng buộc chặt chẽ trong hợp đồng bán hàng, quy định lãi suất sẽ áp dụng với các khoản nợ quá hạn thanh toán theo hợp đồng.

– Định kỳ phân tích tuổi các khoản nợ; chú ý xem xét các khoản nợ quá hạn, tìm ra nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn và áp dụng các biện pháp xử lý thích hợp. Thực hiện việc bán nợ để thu hồi vốn. 

*  Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó:

– Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:

*  30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm.

*  50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.

*  70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.

*  100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên

– Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án … thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.

- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp./.